直感的な操作性で社内のペーパーレス化を強力に推進するWaWaFlow。この記事では、WaWaFlowの多彩なルート設計機能や、拠点拡大に伴う申請業務の課題をクラウドワークフローシステムで解決した事例などを詳しくご紹介しています。
申請内容や組織体系に合わせ、承認ルートやパターンを自由自在に設定が可能。簡易的な届け出から、複雑な条件分岐が必要な稟議まで幅広くカバーしています。クラウドワークフローとして企業の意思決定プロセスを最適化し、滞りのない業務遂行をサポートします。
専用ソフトのインストールが不要なクラウドサービスのため、ネット環境さえあれば即座に運用を開始できます。バージョンアップ等のメンテナンス負担もなく、多拠点展開している企業でも一元管理が容易です。DXの第一歩としてのスモールスタートにも適しています。
公式Webサイトでは、ワークフローをはじめとする各種サービスを14日間無料で試せる体験プランが案内されています。実際の画面を操作しながら使い勝手を確かめられるため、導入前にシステムの操作感や申請から承認に至る一連の流れをテストしたい企業には重宝されるでしょう。
無料体験の終了後は、本格的な利用を開始する前に担当者からサービスに関する詳しい案内や説明を受ける流れとなります。
豊富な標準テンプレートに加え、自社独自の入力フォームも簡単に作成可能です。既存の紙伝票に近いレイアウトを再現できるため、現場のユーザーも違和感なくスムーズにデジタル化へ移行できます。導入後の定着率も高まるでしょう。
申請する文書の種類や利用者のID単位で、承認者やルートを個別に指定できます。金額に応じた役職者の自動判別など、運用ルールに基づいた緻密なフローを組むことが可能なため、内部統制の強化と決裁スピードの向上を同時に実現します。
決裁済みのデータはCSV形式で一括出力が可能です。出力する項目を任意にカスタマイズできるため、会計ソフトや基幹システムへの取り込みもスムーズ。ワークフロー内の情報を有効活用し、二重入力の手間を省いて事務作業のミスを防止します。
公開ページではフォーム作成や承認作業、さらに外出先でも便利なスマートフォン専用画面などが紹介されています。実際の操作イメージを掴みやすく、直感的に使いこなせる操作性の高さを確認できます。
O社では、事業拠点の拡大に伴い、物理的な距離を理由とした申請業務の遅延が大きな負担となっていました。将来を見据えた組織改革が急務となる中、紙中心の運用や手作業による非効率なプロセスが成長の足かせになっていたようです。
WaWaFlowの導入により、全社的なペーパーレス化と業務の合理化が一気に加速。物理的な距離を問わないクラウドワークフローが確立されたことで、申請から決裁までのリードタイムが大幅に短縮しました。蓄積されたデータを活用し、さらなる業務改善を目指す土台が整ったとのことです。
株式会社Sでは、紙の稟議書を使用していたことから、進捗状況を確認する手間や書類の保管スペースの確保が大きな課題となっていました。WaWaFlowを導入したところ、稟議書の進捗をリアルタイムで追跡できるようになり、出張先からの決裁や過去に作成した文書の検索も迅速化。ペーパーレス化の促進と同時に、業務効率の大幅な向上を実現しました。
参照元：株式会社アイアットOEC公式HP（https://www.wawaoffice.jp/use/sanfrecce/）
フォーマットに倣ってワークフロー作成、起案まで直感的に操作できる。 そして、承認者の立場で、スマホ操作でワークフローを承認できるため、とても便利。（中略）当初はワードによる紙稟議で運用していたが本サービスを導入したことで、業務スピードや稟議書類管理が早く的に省力化した。（後略）
引用元：ITトレンド（https://it-trend.jp/workflow/4412/review）
販売製品の特別な価格の申請・承認を行う際に使用しています。 担当者・責任者などを任意に選択してトピックに組み込むことができ、履歴も一緒に追うことができます。（中略）webベースで誰でもアクセスでき、メールアドレス単位でアカウント登録や管理が行われ、当社の社員のビジネスアカウント状況との親和性が非常に高いと感じました。（後略）
引用元：ITトレンド（https://it-trend.jp/workflow/4412/review）
申請フォーム作成、承認ルート作成、申請機能、承認機能、検索・閲覧機能、滞留防止機能、CSV出力、コメント機能、モバイル利用などを備えたワークフローサービスです。基本料金はID単位ではなく、1契約単位で発生します。
※料金は消費税別
参照元：株式会社アイアットOEC公式HP（https://www.wawaoffice.jp/price/）
メール相談やフリーダイヤルによる電話相談に対応。導入後も追加料金なしで充実したサポートを受けられます。操作に不安がある場合でも、専門スタッフの支援を受けながら運用を継続できます。
| 企業名 | 株式会社アイアットOEC |
|---|---|
| 公式HP | https://www.wawaoffice.jp/ |
| 本社所在地 | 岡山県岡山市北区表町三丁目11番50号 ハレミライ千日前7階 |
「グループウェアとの連携が前提」「経理含めた業務フローの一体化」「ノンデスク環境対応」といった要件別に、 クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Google Workspace・Microsoft 365と高度に連携し、SSOや組織・役職情報の自動同期を実現。人事異動が発生しても承認ルートが自動反映されるため、ひとり情シスでも無理なく運用を維持できる。
承認後の申請内容を自動でスプレッドシートやSharePointへ反映し、PDF・添付ファイルも所定フォルダへ自動保管。台帳更新や仕分け作業が不要になり、確認漏れや転記ミスを減らせる。
バックオフィスをまるごと自動化する思想のもと設計されたシステムで、購買申請・稟議・支払・経費精算を分断させずに自動化。情報が相互に紐づくため、確認・照合・転記といった手間が削られる。
AI OCRにより、紙やPDFの読み取りから科目・税率の自動判定までに対応。
インボイス制度や電帳法への準拠項目も自動処理されるため、法対応や監査に耐えうる運用を、追加業務なく実現。
LINE WORKS・Slack・Teamsなどのチャットアプリと連携し、スマホへの通知から承認までをアプリ内で完結。ワークフローシステムへのログインが不要で、スムーズな決裁につながる。
ログイン不要のフォーム公開機能により、アルバイトや外部スタッフなど、アカウントがない方も申請可能。※オプション
スタッフ数が多い環境でも個別のアカウント発行が不要となり負担を軽減。