ActionPassportは、紙の書類を電子化して、社内の業務を迅速化するクラウドワークフローシステムです。この記事では、製品の評判や料金、主な機能についてご紹介します。
サービス料金内であれば、利用するディスク容量に制限がないため、保管する書類が増えても、申請書類を保管することができます。
申請書類をエクセルファイルに取り込んで作成できるため、配置変更など手間のかかる作業は必要ありません。組織の複製はドラッグ&ドロップで編集可能、複数の組織を同時に利用することもできます。
公式ホームページでは、同システムのすべての機能を試せる体験サイトが用意されています。
申し込みフォームに必要事項を入力後、体験サイトへの案内がメールで届き、すぐに利用を開始できる仕組みです。体験サイトでは、申請から承認、差し戻し、督促処理にいたる一連の大まかな流れを実際に動かしながら確認することができます。
なお、定期的なデータメンテナンスによって登録したデータが変更・削除される場合がある点にご注意ください。
画面表示の「サムネイル／リスト」の切替えで申請フォームの数や種類を選択できます。フォルダー分け・キーワード検索で必要な申請フォームをすばやく見つけることができ、申請フォームの中に画像やPDFを貼り付けることも可能です。
申請承認の進み具合をリアルタイムで確認できるため承認完了までの時間を短縮できます。また、申請内容や添付ファイル、コメントの内容も履歴として残るため、「誰が・いつ・何を承認したのか」が明確になります。
申請書の入力フォームはレイアウトを自由に決められ、紙と同じデザインを再現することもできます。申請内容を入力したら、必要に応じて捺印、入力をして申請します。ファイル添付やコメント入力も可能です。
株式会社最上インクスでは、以前はグループウェアに附属しているものを使っていたのですが、使える申請書の種類も限られ、自分で計算してから入力していたので使い勝手が悪かったそうです。申請書類が紙運用だと手間がかかってしまうため、簡便にできるシステムを探していました。
システムを導入して帳票も増え、総務関係だけじゃなく、現場仕事でも利用しています。作成で困ったことがあれば、スタッフによるサポートも得られます。ルート設定で閲覧者に社労士さん・税理士さんを入れたので、関連の帳票をActionPassportで閲覧して全部処理しています。社内だけではなく、社外への共有にも役立ち、業務の効率化に成功しました。
ある私立の外国語大学では、学内における様々な申請手続きや承認プロセスの効率化を目指して同システムを導入。導入後は、それまで煩雑だった書類のやり取りがデジタル化されたことで、決裁までのスピード向上と業務のペーパーレス化が実現しました。
同事例においては、教育機関における具体的な活用のポイントや導入後の効果も詳しく紹介されています。業務見直しを検討している学校法人担当者様は、ぜひチェックしておくと良いでしょう。
※参照元：ActionPassport公式HP（https://www.actionpassport.jp/case-study/）
自社の承認システムでは他社のアカウントを作ることができないため、他社間のやり取りで利用しております。多業者間とのやりとりも１つのフォーマットで完結できて、動作もスムーズでとても重宝しております。（後略）（～より抜粋）
自分はIT関連部門ではないが、ワークフロー作成や管理がわかりやすくかつ簡便なため運用に携わることができている。もし不明点があっても、サポートセンターが迅速に手厚くフォローしてくれるので助かっている。ユーザー毎の単価設定の為、ワークフローを追加すれば追加するほどコスパが良くなっていく点も良い。（後略）（～より抜粋）
シンプルなつくりでPCが苦手な人でも導入がスムーズであり、申請フォームや社内ルールの変更にも対応しやすい点が評価されているとのことで実際に使ってみるとスムーズでした。業務効率化につながっています。（後略）（～より抜粋）
（前略）導入前は、申請フォームの改訂に手間がかかり、過去データが消えてしまうという課題がありました。また、外出先からの承認が難しく、決裁スピードが遅れることも問題でした。しかし、ActionPassportを導入することで、柔軟な申請フォーム作成と改訂が可能になり、過去データも保持できるようになりました。（後略）
引用元：BOXIL（https://boxil.jp/service/2792/reviews/）
（前略）今までは紙媒体で印刷、押印していたものを、スマホやパソコンさえあれば画面上で完結できるようになりました。（中略）このシステムを導入してからは、申請者と承認者が全員会社にいなくてもスムーズに承認フローがまわるようになり、業務効率が格段にアップしています。（後略）
引用元：BOXIL（https://boxil.jp/service/2792/reviews/）
ワークフローシステムは、使っているグループウェア・業務フロー・働き方に合わないと、連携が出来なかったり、承認ルートが更新されなかったりと、運用が回らなくなります。そのため、自社の環境や利用の仕方に合った製品選びが不可欠です。
以下の記事では、Google/M365連携、経理一体化、ノンデスク対応など、要件別におすすめのクラウドワークフローシステムを掲載しているので、ぜひ選定の参考にしてください。
10IDから利用できるクラウド版の基本料金です。10ID以降は1ID単位で契約できます。1,200名以上、または想定案件数が10万件を超える場合は、専用クラウドでの個別相談が必要です。
組織・ユーザー情報をバッチ処理でインポート／エクスポートするためのオプションです。人事データの活用や、組織変更・人事異動に伴う情報更新を自動化したい場合に利用できます。
決裁された申請書や属性情報を連携先のシステムに合わせて出力するためのオプションです。稟議書や経費精算書などを、ファイルサーバや会計システムへ連携したい場合に活用できます。
参照元：ActionPassport公式HP
https://www.actionpassport.jp/estimate/asp.php/
管理者向けの研修メニューを用意して、不明点があってもすぐにフォローできるような体制が整っています。
| 企業名 | 株式会社イーネットソリューションズ |
|---|---|
| 公式HP | https://www.enetsolutions.co.jp/ |
| 本社所在地 | 石川県金沢市上堤町1-12金沢南町ビルディング 8F |
「グループウェアとの連携が前提」「経理含めた業務フローの一体化」「ノンデスク環境対応」といった要件別に、 クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Google Workspace・Microsoft 365と高度に連携し、SSOや組織・役職情報の自動同期を実現。人事異動が発生しても承認ルートが自動反映されるため、ひとり情シスでも無理なく運用を維持できる。
承認後の申請内容を自動でスプレッドシートやSharePointへ反映し、PDF・添付ファイルも所定フォルダへ自動保管。台帳更新や仕分け作業が不要になり、確認漏れや転記ミスを減らせる。
バックオフィスをまるごと自動化する思想のもと設計されたシステムで、購買申請・稟議・支払・経費精算を分断させずに自動化。情報が相互に紐づくため、確認・照合・転記といった手間が削られる。
AI OCRにより、紙やPDFの読み取りから科目・税率の自動判定までに対応。
インボイス制度や電帳法への準拠項目も自動処理されるため、法対応や監査に耐えうる運用を、追加業務なく実現。
LINE WORKS・Slack・Teamsなどのチャットアプリと連携し、スマホへの通知から承認までをアプリ内で完結。ワークフローシステムへのログインが不要で、スムーズな決裁につながる。
ログイン不要のフォーム公開機能により、アルバイトや外部スタッフなど、アカウントがない方も申請可能。※オプション
スタッフ数が多い環境でも個別のアカウント発行が不要となり負担を軽減。