コラボフローは、あいまいな業務を定型化でき、業務負荷を軽減可能なクラウドワークフローシステムです。本ページでは、コラボフローの導入事例や評判や料金、主な機能、サポート体制などの方法を紹介します。
連携オプションやAPIを用いて、親会社やグループ会社、取引先といった企業間の壁を越えたワークフローを叶えます。また、必要な情報を必要なタイミングで連携も可能です。コラボフォームと連携すると、BtoCやBtoBtoCにおいての各種申し込みもシームレスに連動し、受け付けることもできます。
今まで活用してきた書式の見た目はそのまま、Webにて再現できるのもコラボフローの強みです。記入する必要のある箇所はもちろん、見るべき場所が変わらないため、申請や承認時も迷わずに手続きを行えるでしょう。
公式ホームページでは、30日間の無料お試しプランが案内されています。
同プランでは、すべての機能を無料で検証できるうえ、期間終了後に自動で課金される心配はありません。申し込みを行った後は、通常3営業日以内にお試し環境が構築され、ログイン情報などがメールで届く仕組みとなります。
操作手順や検証の流れを30分ほどで分かりやすく説明するオンラインレクチャーも用意されているため、これまでクラウドワークフローシステムを利用したことのない企業でもスムーズにお試しができるでしょう。
申請時自動条件分岐は、申請された金額や任意の条件によって、申請書処理を行う経路を自動で分岐可能です。また、段階別の入力制御は、複数人でデータ処理をする際に、誰がどこを入力するのか制限可能なので、上書きや誤入力を防げます。
申請書を作成する際、ほかの申請書からデータを自動転記可能です。また、マスター管理では、顧客マスターや商品マスターなどを自由に設計でき、申請時や承認時にマスターデータを参照可能です。
転記申請の設定を行うと、完了した申請をもとにその申請内容を転記し、別の申請を開始できます。例えば、クレーム報告書の内容を自動的に改善計画書へ転記し、申請開始も可能です。
上智大学では、紙やメールでのやり取りに不満の声が上がっており、早くオンラインのツールを導入してほしいという要望がある状況でした。
スマートフォンやタブレット、パソコンなど媒体を問わず、いつでもどこでも確認可能なほか、同時に複数人が確認できます。書類の所在も明確であり、確認した日時が自動的に記録されるといった変化から、文書の作成者の業務上の負担はもちろん、心理面での負担も軽減されています。
離島への定期航路などを運航するある海運会社では、船舶関連の備品発注業務に同システムを導入。導入前の環境と比較して、申請から決裁までに要する期間が10分の1以下へと大幅に短縮されました。
申請書の上に過去の判断履歴や相談内容も細かく記録できるため、担当者が変わった場合でも、これまでの経緯を確認してスムーズに対応することが可能です。
今まで紙ベースでの社内決裁ばかりだったので、決裁に時間を要していた。 資料も紙で準備していたため、ファイリングが大変だった。 後からの振り返りはファイリングの目次作成が必要で、余計な労力がかかっていたが、そういった書類をデータのみで扱えるようになり、デスクを離れる業務が減った。
ペーパーレス推進が一歩進んだ気がします。また承認（ハンコ）をもらうために出社するなどという無駄も減らせるようになったと思います。
提出した書類が承認されるまで誰が書類確認したのか、またコメントも入れられるので不備があれば提出者にメールが行き、すぐに再提出の対応ができ便利だと感じます。
（前略）コラボフローと在庫管理システムを併用することで、どこに何がどのくらいあるのかが分かるうえ、過剰発注や不用品の発注がなくなり、コストダウンにもつながっていると思います。また、これまで発生していた記入ミスや転記ミスが減少したことにより、無駄な時間がなくなり、他の作業に取り組むことができるようになりました。（後略）
引用元：ITreview（https://www.itreview.jp/products/collaboflow/reviews#review-240888）
帳票作成においてエクセルファイルを取り込める点は、開発工数削減や紙ベースからの移行の観点でとても役に立っています。（中略）紙ベースの承認書類管理から電子管理へ変更したことで、書類の紛失が減り、承認状況の確認が容易になり、またシステム化に伴うルートの整備で無駄な承認回覧が減り、最終決済までのスピードが改善された（後略）
引用元：ITreview（https://www.itreview.jp/products/collaboflow/reviews#review-240056）
ワークフローシステムは、使っているグループウェア・業務フロー・働き方に合わないと、連携が出来なかったり、承認ルートが更新されなかったりと、運用が回らなくなります。そのため、自社の環境や利用の仕方に合った製品選びが不可欠です。
以下の記事では、Google/M365連携、経理一体化、ノンデスク対応など、要件別におすすめのクラウドワークフローシステムを掲載しているので、ぜひ選定の参考にしてください。
基本的なワークフロー運用を始めたい企業向けのプランです。ディスク容量は5GB×1ユーザーで、帳票出力やモバイルアプリはオプションとして利用できます。
スタンダードよりも利用できる機能が広がるプランです。ディスク容量は10GB×1ユーザーで、プラグイン機能が利用できます。帳票出力、モバイルアプリ、コラボフローコネクト、多言語対応などはオプションとして用意されています。
大規模な利用や高度な連携を想定したプランです。ディスク容量は無制限で、コラボフローコネクト、LINE WORKS連携、Microsoft Teams連携などに対応しています。具体的な費用は問い合わせが必要です。
※表示金額はすべて税別です。
※最低2か月から利用できます。
※最低5ユーザーから利用できます。6ユーザー以降は1ユーザー単位で追加できます。
※月額・年額利用料には、コラボフロークラウド版の利用料とコラボフローサポートサービスの利用料が含まれます。
参照元：コラボフロー公式HP（https://www.collabo-style.co.jp/price/）
30日間の無料お試しや無料オンラインでもなどのサポートがそろっています。無料ハンズオンセミナーもあり、コラボフローを実際に体験できるオンラインセミナーを開催しています。詳細は、公式サイトをご覧ください。
| 企業名 | 株式会社コラボスタイル |
|---|---|
| 公式HP | https://www.collabo-style.co.jp/ |
| 本社所在地 | 愛知県名古屋市中村区名駅1-1-1 JPタワー名古屋36階 |
「グループウェアとの連携が前提」「経理含めた業務フローの一体化」「ノンデスク環境対応」といった要件別に、 クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Google Workspace・Microsoft 365と高度に連携し、SSOや組織・役職情報の自動同期を実現。人事異動が発生しても承認ルートが自動反映されるため、ひとり情シスでも無理なく運用を維持できる。
承認後の申請内容を自動でスプレッドシートやSharePointへ反映し、PDF・添付ファイルも所定フォルダへ自動保管。台帳更新や仕分け作業が不要になり、確認漏れや転記ミスを減らせる。
バックオフィスをまるごと自動化する思想のもと設計されたシステムで、購買申請・稟議・支払・経費精算を分断させずに自動化。情報が相互に紐づくため、確認・照合・転記といった手間が削られる。
AI OCRにより、紙やPDFの読み取りから科目・税率の自動判定までに対応。
インボイス制度や電帳法への準拠項目も自動処理されるため、法対応や監査に耐えうる運用を、追加業務なく実現。
LINE WORKS・Slack・Teamsなどのチャットアプリと連携し、スマホへの通知から承認までをアプリ内で完結。ワークフローシステムへのログインが不要で、スムーズな決裁につながる。
ログイン不要のフォーム公開機能により、アルバイトや外部スタッフなど、アカウントがない方も申請可能。※オプション
スタッフ数が多い環境でも個別のアカウント発行が不要となり負担を軽減。