中小企業のワークフローシステムの選び方と事例

中小企業に向け、専任IT担当者がいなくても運用できるワークフローシステムの選び方を解説します。紙やExcel管理から脱却し、スムーズな決裁を実現しましょう。

中小企業が抱えるワークフローの
課題

よくある中小企業のワークフローの課題は以下の3点です。

書類を探す手間がかかる、紛失の
恐れがある

承認状況の確認に追われると、机に積まれた書類や回覧の中から探し出す手間と時間が増加。場合によっては、紛失の恐れもあります。

ハンコ出社

ハンコを押すためだけの出社が必要となることもあります。外出や在宅時は対応できないため、意思決定が止まってしまいます。

専任担当がいない

兼任では、システムの設定や社内説明に割く時間が取れず、導入検討自体が進みません。人手不足が深刻な中小企業では、アナログな管理の手間そのものが大きな重荷になります。

中小企業で起こりやすい
システム選びの失敗例

多くの場合、導入失敗の原因は「現場で使われないこと」にあります。特によくあるのは下記の3パターンです。

• 多機能すぎて操作に迷う
• 設定が難しく変更できない
• スマホ未対応で承認が滞る

高価なシステムも、使われなければ期待した効果は得られません。中小企業は機能の数より「定着するか」を優先して選定しましょう。

中小企業が重視すべき
システム選定のポイント

紙やハンコ、兼任運用の課題を解決する鍵は「多機能さ」ではありません。現場が迷わずに回せる「使いやすさ」です。

マニュアル不要で使える操作性（UI）

申請画面がわかりやすく、項目ごとに整理されているかを確認します。操作に迷いが生じると問い合わせが増え、担当者の業務を圧迫しかねません。

マニュアルなしでも使えるUIであれば教育コストを下げられ、現場の利用率も向上します。一部の人しか使えない事態を避けることにもつながるでしょう。

グループウェア連携

Google Workspaceや、Microsoft 365との連携機能を確認しましょう。アカウント連携（シングルサインオン）があればログインの手間がなくなり、現場の利用ハードルが下がります。

人事異動時のアカウント管理も一元化できるシステムであれば、セキュリティリスクの低減や、運用負担の軽減も期待できます。

メンテナンスのしやすさ

組織体制の変更や承認ルートの修正は、運用していくうえで必ず発生するものです。都度ベンダーに依頼していては、見積もりや調整で改善が止まってしまいます。

停滞を回避するには、ノーコードでフォームやルートを修正できるシステムを選ぶことが大事。「作って終わり」ではなく、「育てながら回す」視点が欠かせません。

中小企業のクラウドワークフロー
システム導入事例

【新中央航空】Microsoft 365の
活用を軸に紙の稟議から脱却

導入前の課題

定期航空便を運航する新中央航空では、稟議書を空輸や郵送でやり取りする紙中心の運用が続き、決裁に1～2週間かかることもありました。Microsoft 365導入後もPower Automateでの自社開発は難易度が高く、ペーパーレス化や即時性のある承認体制づくりが進まない状況でした。

導入の効果

Microsoft 365と親和性の高い「グルージェントフロー」の導入によって、稟議の電子化と承認ルートの可視化が進みました。決裁は早ければ数時間で完了し、スマホ承認で滞留も解消。紙運用では見過ごされていた無駄な承認経路や手作業も整理され、全社的に意思決定のスピードが向上しました。

【メイスイ】オンプレ限界から
クラウドへ、外出先承認と申請書
電子化を実現

導入前の課題

オンプレミス運用の容量逼迫や、管理負荷が限界を迎えていました。外出先での作業ができず業務が滞り、承認プロセスも止まりやすい状態。検索性の悪さから、過去資料の活用が進まない点も課題となっていました。

導入の効果

「rakumo ワークフロー」の導入で、申請書のカスタマイズや承認ルート設定を社内でスムーズに進められるようになりました。

クラウド化により、外出先での承認も実現。ペーパーレス化が進んだことで捺印や回覧の手間が減り、意思決定スピードも上がりました。

中小企業におけるシステム導入成功の鍵は「使いやすさと定着」です。使いやすいUI、既存ツールとの連携、自社で修正できる運用体制を重視しましょう。現場が迷わず使える環境が、業務効率化への近道となります。

当メディアでは大企業・スタートアップ企業など、規模ごとにクラウドワークフローシステムの選び方を解説しています。システム選定の参考にしてください。