manage ワークフローは、紙やExcelで行っていた申請業務を電子化し、承認プロセスの効率を高めるクラウド型システムです。
本記事ではユーザーの評判や料金プラン、現場の負担を減らす機能の特徴、導入事例について解説します。
既存のExcelフォームから罫線や文字色を読み取り、入力フォームを自動生成できます。申請画面の見た目が従来と変わらないため、現場スタッフは操作に迷いません。
申請書の種類が膨大にある企業や、部門ごとに異なる帳票運用をしている組織でも、現場のITスキルに依存せず、スムーズに電子化へ移行できます。
承認者の設定や条件分岐、メール通知などのパーツを画面上で組み合わせ、承認経路を作成できる点が特徴です。
承認が停滞した際のリマインドメール機能や、申請内容に応じた自動分岐機能も装備。承認ルールが複雑化しやすい企業や、内部統制を強化したい組織においても、属人化を防ぎながら安定した運用基盤を構築できます。
Excelファイルの罫線やフォント、文字色などの書式設定をそのまま反映し、Web上の申請フォームとして自動生成・編集可能。使い慣れた帳票のデザインを維持できるため、入力者のストレスを軽減し、マニュアル作成の手間も省けます。
「承認」「条件分岐」「通知」などのアイコンを配置し、パズルのように組み合わせることで承認ルートを設定できます。役職や金額に応じた分岐設定も視覚的に行えるため、複雑な承認ルールを持つ企業でも管理が属人化しません。
検索条件や表示項目、並び順を自由に設定し、よく使う検索パターンを「リストビュー」としてメニューに保存することが可能です。膨大な過去の申請データから必要な情報を即座に呼び出せるため、監査対応や業務状況の確認作業がスムーズになります。
承認フローは、「承認者」「条件による分岐」「通知メール」などのブロックを並べていくだけで構築できます。まるでパーツを組み合わせるように操作でき、初めてでも迷わず設定できます。
設立当初から、紙ベースでの稟議回覧やExcelによる勤怠管理を行っていたauフィナンシャルサービス（旧：KDDIフィナンシャルサービス）。しかし、社員数の増加に伴い、アナログな管理手法では業務が追いつかなくなる懸念がありました。
manage ワークフローを導入し、勤怠管理や稟議、財務会計をまとめてシステム化。既存の運用フローに近い形でカスタマイズできたため、スムーズに定着しています。
会計システムとの連携により手作業が削減され、業務効率の向上とコンプライアンス強化を実現しました。
業務フローをシンプル化して管理を徹底することや、経理業務の効率化が、課題だったASKケミカルズジャパン。また、外出先からでも申請や承認ができる環境を求めていました。
フローの統一により承認スピードが向上し、リスク管理も強化されました。二重入力の手間が削減されたほか、出張先からの申請・承認が可能となり、営業活動の生産性向上にも寄与しています。
（前略）Excelベースで既存申請をそのまま載せることができ、設計しやすく作りやすい。申請書を印刷したりPDF保管したい場合も、A4一枚に収まるように等の要件に楽に対応できた。
単票形式の申請画面は、画面が流れて入力しにくいが、当製品は申請書イメージがそのまま表示されるイメージのため申請者も入力しやすい。（後略）
経路設定画面が直感的で画面を見ただけでわかりやすい。金額分岐はもちろん、ユーザが属する部門・グループや職位（兼務での設定も可）、入力内容による分岐等 自社の要件に対応できることが多かった。（後略）
（前略）申請状況が一目で把握でき、「誰のところで止まっているか」がすぐに分かるのも実務では大きな利点です。
テレワーク環境でも申請・承認が場所を選ばずできる点も強みで、スマホからの操作も直感的です。特に急ぎの案件で上長が外出中でも迅速に対応できるため、業務のスピードアップに直結します。（後略）
ワークフローシステムは、使っているグループウェア・業務フロー・働き方に合わないと、連携が出来なかったり、承認ルートが更新されなかったりと、運用が回らなくなります。そのため、自社の環境や利用の仕方に合った製品選びが不可欠です。
以下の記事では、Google/M365連携、経理一体化、ノンデスク対応など、要件別におすすめのクラウドワークフローシステムを掲載しているので、ぜひ選定の参考にしてください。
クラウド版の支払い方法は主に月額払いと年額一括払いの2種類があり、企業の予算計画に合わせて選択可能。環境に応じて、パッケージ版を選ぶこともできます。
サポートサイトやメール窓口を通じての問い合わせが可能で、24時間365日※受け付けています。原則として翌営業日以内に回答を得られるため、設定や操作で不明点が生じても、業務が長期的に停滞する心配はありません。
専任の担当者が少ない情報システム部門でも、安定した運用が可能です。
manage ワークフローは、慣れ親しんだExcel帳票の利便性を残しつつ、承認プロセスの停滞や不正を防ぐシステムです。
現場のITリテラシーにばらつきがある企業や、条件分岐の多い複雑な承認フローを整理したい企業に適しています。
以下の記事では、他にもクラウドワークフローシステムを紹介しています。評判も合わせて一覧で見られるので、ぜひ参考にしてください。
| 企業名 | 株式会社COEL |
|---|---|
| 公式HP | https://manage.coel-inc.jp/ |
| 本社所在地 | 愛知県名古屋市西区牛島町6-1 名古屋ルーセントタワー27F |
「グループウェアとの連携が前提」「経理含めた業務フローの一体化」「ノンデスク環境対応」といった要件別に、 クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Google Workspace・Microsoft 365と高度に連携し、SSOや組織・役職情報の自動同期を実現。人事異動が発生しても承認ルートが自動反映されるため、ひとり情シスでも無理なく運用を維持できる。
承認後の申請内容を自動でスプレッドシートやSharePointへ反映し、PDF・添付ファイルも所定フォルダへ自動保管。台帳更新や仕分け作業が不要になり、確認漏れや転記ミスを減らせる。
バックオフィスをまるごと自動化する思想のもと設計されたシステムで、購買申請・稟議・支払・経費精算を分断させずに自動化。情報が相互に紐づくため、確認・照合・転記といった手間が削られる。
AI OCRにより、紙やPDFの読み取りから科目・税率の自動判定までに対応。
インボイス制度や電帳法への準拠項目も自動処理されるため、法対応や監査に耐えうる運用を、追加業務なく実現。
LINE WORKS・Slack・Teamsなどのチャットアプリと連携し、スマホへの通知から承認までをアプリ内で完結。ワークフローシステムへのログインが不要で、スムーズな決裁につながる。
ログイン不要のフォーム公開機能により、アルバイトや外部スタッフなど、アカウントがない方も申請可能。※オプション
スタッフ数が多い環境でも個別のアカウント発行が不要となり負担を軽減。