HotBiz8は、申請のペーパーレス化に加え、勤怠管理や予定表との連携で業務効率を最大化するシステムです。当記事では、HotBiz8の特徴や主な機能、評判などをご紹介しています。
あらゆる申請や稟議をペーパーレス化し、デバイスを問わず外出先からでもスムーズな決裁を可能にします。進行状況の可視化により「今どこで止まっているか」が明確になり、承認ルートの停滞を防いで意思決定をスピードアップさせます。
休暇や残業などの勤怠申請が承認されると、その内容がタイムカードや予定表へ即座に自動反映。手入力による二重作業や転記ミスを排除できるため、申請者と管理者の双方にとって確認作業の手間が削減されます。
公式HPでは、60日間の無料試用版が用意されています。試用期間中はすべての機能を利用可能で、100ユーザー・100MBの環境で操作感を確認できます。暗号化通信や電話・メールによるサポートも試用中から利用可能です。
継続しない場合は自動的に利用終了となるため、以後、料金請求は発生しません。なお継続する場合、試用中のデータは本契約後も引き継いで利用できます。
新規作成はもちろん、既存フォームの編集やコピー機能も充実。社内の運用に合わせた申請書を短時間で用意できます。多様なフォーマットに柔軟に対応できるため、紙の運用からの移行もスムーズです。
任意の承認ステップ設定に加え、グループ全員の合意を求める承認や上位役職者が決裁を早める引上承認にも対応しています。自社独自のルールや複雑な決裁権限にも柔軟に適合させられるので、企業の実態に即した運用が可能です。
一覧画面から複数の申請内容を確認し、まとめて承認処理を行うことが可能。日々多くの決裁案件を抱える管理職の負担を軽減し、スキマ時間を活用した効率的な処理をサポートします。
直感的なインターフェースを採用。紙の書類のような感覚で、申請や承認作業を容易に進められます。各案件のステータスは視覚的に分かりやすく配置されているため、IT操作に不慣れな方でも迷わず利用できるでしょう。
複数のプロジェクトが並行して動く中で、各メンバーの担当範囲や詳細な進捗状況が不透明になっている状況でした。誰が何をしているかを確認するための手間がかかっていたため、情報共有の遅れが原因で業務全体のスピードが停滞することもありました。
PCやスマートフォンから各自のタスクを即座に確認できる体制が整い、ガントチャートによる進捗の可視化が実現。プロジェクト全体の流れを俯瞰して把握できるようになったことでメンバー間の連携がスムーズになり、以前より効率的に作業を完遂できる環境が構築されました。
スケジュール管理がやり易いし出勤情報、外出情報、データや報告義務の共有が出来、極秘情報は隠す事も出来るので便利です。（中略）役員や支店などの動向管理も出来るので、各部署へ確認行為をしないでも済むし、社内規定なども各自で確認出来るようになりました。（後略）
（前略）多機能を備えていますため、社内の情報共有ツールとして一元管理できます。社内周知は掲示板機能、各部のファイルはキャビネット機能、社内連絡はチャットなどを活用することで管理の効率化にもつながっています。以前は他のコミュニケーションツールを導入して試行したことがありますが、結果として連絡手段がばらついたこともあり、本サービス一本で管理できることは大きなメリットだと思います。（後略）
社内のさまざまな状況をリアルタイムで確認できる点はいいと思います。毎日掲示板を見るのは日課になっています。（中略）スケジュールで知りたいことがある際、開いてどこかしらのキャビネットを除けば大体の問題は解決できます。
価格面で他社に比べ圧倒的に安価です。また、メール（サーバは外部利用）からスケジュール管理、社内施設管理、回覧板、そして掲示板や個別チャットなど、多機能備わっているため、当社は80人規模の企業ですが同規模の企業でしたら社内情報管理がすべて行えます。（後略）
引用元：ITトレンド（https://it-trend.jp/workflow/9177/review/142545）
組織内での情報共有を効率よく行うことができ、メールや伝言板などでコミュニケーションを促し活発に意見交換ができる。（中略）仕事の作業効率が改善され時間短縮に繋がりました。その分、別の業務に時間を使うことができるようになりました。（後略）
引用元：ITトレンド（https://it-trend.jp/groupware/9177/review/22584）
200ユーザーまで定額で利用できる基本プランです。年払いを選択すると、月払いよりも月換算の費用を抑えられます。200ユーザーを超える場合は、20ユーザーごとに月額1,650円（税込）の追加料金が発生します。
100ユーザー・300GBのディスク容量で利用できるプランです。通常のHotBiz8よりもディスク容量が大きく、社内データの保存量が多い企業に向いています。ハードディスク容量追加、ユーザー数追加のオプションは利用できません。
1,000ユーザーまで利用できる大規模向けのプランです。システム領域、テキスト領域、ファイル領域を含めた構成です。最低契約期間は2年となります。
オプション機能は、契約後に契約者管理メニューから申し込む形式です。ウィルスチェックや年末調整は、利用メンバー数が11名以上になると1メンバーごとに追加料金が発生します。
※参照元：HotBiz8公式HP
https://www.hotbiz.jp/application/price.html
https://www.hotbiz.jp/application/option.html
視覚的に理解しやすい解説動画や契約者専用の管理メニュー、および、充実した問い合わせ窓口が完備されています。オンラインでの製品デモや個別相談会も随時開催されるなど、導入前から運用開始後まで手厚いフォローを受けられる体制です。
| 企業名 | 株式会社ASJ |
|---|---|
| 公式HP | https://www.hotbiz.jp/ |
| 本社所在地 | 埼玉県川口市栄町 3-2-16 |
「グループウェアとの連携が前提」「経理含めた業務フローの一体化」「ノンデスク環境対応」といった要件別に、 クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Google Workspace・Microsoft 365と高度に連携し、SSOや組織・役職情報の自動同期を実現。人事異動が発生しても承認ルートが自動反映されるため、ひとり情シスでも無理なく運用を維持できる。
承認後の申請内容を自動でスプレッドシートやSharePointへ反映し、PDF・添付ファイルも所定フォルダへ自動保管。台帳更新や仕分け作業が不要になり、確認漏れや転記ミスを減らせる。
バックオフィスをまるごと自動化する思想のもと設計されたシステムで、購買申請・稟議・支払・経費精算を分断させずに自動化。情報が相互に紐づくため、確認・照合・転記といった手間が削られる。
AI OCRにより、紙やPDFの読み取りから科目・税率の自動判定までに対応。
インボイス制度や電帳法への準拠項目も自動処理されるため、法対応や監査に耐えうる運用を、追加業務なく実現。
LINE WORKS・Slack・Teamsなどのチャットアプリと連携し、スマホへの通知から承認までをアプリ内で完結。ワークフローシステムへのログインが不要で、スムーズな決裁につながる。
ログイン不要のフォーム公開機能により、アルバイトや外部スタッフなど、アカウントがない方も申請可能。※オプション
スタッフ数が多い環境でも個別のアカウント発行が不要となり負担を軽減。