ワークフローの承認ルートとは？基本の型やシステム化のメリットを解説

申請から決裁までをスムーズに進めるには、ワークフローにおける「承認ルート」を適切に設計することが重要です。

本記事では、承認ルートの意味や重要性、基本となる4つの型を解説。紙ベースのアナログ運用における課題と、ワークフローシステムを活用した解決策についてもお伝えします。

ワークフローにおける「承認ルート」とは？

提出された申請内容が承認を経て、最終的な決裁に至るまでの経路・道筋を指します。誰が承認者・決裁者となるかは、申請の種類や内容によって変化します。

このルートを企業として統制するうえでは、各職位に与えられた承認権限・決裁権限を定めた「職務権限規程」に基づいて、実際のルートへ落とし込むことが欠かせません。

なお、似た言葉である「承認フロー」は、申請から決裁までを「どのように行うか」という流れ全体を示す枠組みです。対して承認ルートは「誰が関わるか」に焦点を当てたものであり、承認フローを構成する要素の一つになります。

承認ルートを明確に定めておくことは、企業運営において次の3つの点で重要です。

承認ルートが定まっていれば、手続きのルールが社内で明確になります。「いつ」「誰が」「何を」承認したのかという証跡を管理しやすくなり、内部統制の強化につながります。

ルートが曖昧なままでは、不正決裁や文書の改ざん、書類の紛失、情報漏えいといったリスクが高まります。あらかじめ経路を定めておくことが、リスクの抑制につながります。

然るべき立場の人物が内容を確認したうえで決裁される仕組みにしておくことで、誤った判断や独断的な決定を防ぎやすくなります。

組織の規模や申請内容に応じてさまざまです。ここでは基本となる4つの型を紹介します。

申請から承認、決裁までがあらかじめ指定された順序に沿って一直線に進む、シンプルなパターンです。「申請者→課長→部長」のように承認者が固定されており、手続きが分かりやすい点が特徴です。

あらかじめ定められた経路を進みながら、必要に応じて途中で新たな承認者を指名・追加するパターンです。申請内容に応じて関係部署の担当者などの確認が必要になる場合に、柔軟に対応できます。

申請内容や金額の大きさなど、あらかじめ設定した条件に応じて承認ルートが分岐するパターンです。たとえば金額が大きくなるほど承認ステップが増えるなど、必要な手続きが申請ごとに変化します。

複数の承認ルートが同時に進行するパターンで、複数部署の確認が必要な申請などで用いられます。決裁条件には「すべてのルートで承認」「多数決」「いずれかのルートで承認」などがあり、どの条件を採用するかを定めておく必要があります。

紙を用いたアナログな運用では、申請内容ごとに適切な承認ルートが変わるため、職務権限票などを都度確認しながら「誰に回せばよいのか」を判断する手間がかかります。

書類が承認ルート上のどこで止まっているのかを把握しづらく、承認者側も自分にいつ回ってくるのかが分かりにくいという課題もあります。

承認ルートに関する課題を解決する手段として有効なのが、ワークフローシステムの導入です。申請から決裁までがデバイス上で完結し、承認状況も見える化されるため、停滞箇所への督促や証跡の記録が容易になります。

業務の停滞を防ぎ、意思決定のスピードアップとガバナンス強化を図るために、システム化を検討してみてはいかがでしょうか。