ExchangeUSE

多様な申請業務を一元管理し、組織の内部統制を強化するExchangeUSE。この記事では、世代管理機能やアラート機能、決裁期間を3分の1に短縮した製造業の導入事例などを詳しく解説しています。

ExchangeUSEの特徴

企業の環境に合わせて3つの導入形態から選択可能

手軽に始められるSaaS版、プライベートクラウド環境で運用するSaaS版、そして自社サーバーに構築するオンプレミス版の3形態をラインナップ。自社のセキュリティポリシーや将来的な拡張性に合わせ、適切なプラットフォームを柔軟に選択できます。

全社の申請業務を一元化によりガバナンスを強化

経費精算や勤怠管理、稟議決裁など、各部署でバラバラになりがちな申請フローを一つのシステムに集約。社内規定や承認ルールを統一することで業務の透明性が向上するため、グループ全体における内部統制の強化やコンプライアンスの遵守につながります。

ExchangeUSEの無料デモ・テスト利用について

公式HPでは、SaaS版の無料トライアルについて案内されています。

無料トライアル期間は30日間。申し込み後、富士電機株式会社から環境登録シートや利用規約などが送付され、必要情報を返送すればトライアル環境を利用できる流れとなります。

トライアル時の利用人数は、マスタ登録で100名まで。100名を超える場合は個別相談が必要です。

また、公式HPにはデモ申し込み・問い合わせ用の窓口も用意されています。

ExchangeUSEの主な機能

世代管理機能で人事異動時もスムーズに運用

組織マスタを世代別に保持できるため、月をまたぐ人事異動が発生しても処理がスムーズ。申請時点の正しい組織構造に基づいて承認ルートが自動で設定されるため、組織変更のたびにフローを手動で修正する手間は要りません。

承認期限を可視化するアラート管理で遅延を防止

各案件に承認期日を設定し、アラート状態で優先度を視覚的に把握できる機能を搭載。期限が迫った案件が承認者のリストで強調されるため、決裁の漏れや遅延を未然防止から全社的な意思決定のスピードアップに貢献します。

申請書間の自動転記で入力ミスと手間を排除

「ワークフローコネクター」により、承認済み申請のデータを別の申請書へと自動で引き継げます。例えば稟議後の発注申請などにおいて、連結する業務での二重入力をなくせば、記載ミスを防止しながら現場の事務作業負担を軽減させることが可能です。

ExchangeUSEの操作画面イメージ

操作画面イメージは見つかりませんでした。

ExchangeUSEの導入事例

決裁期間を3分の1に短縮した製造業

導入前

G社では、従来、全国の工場から本社へ紙の稟議書を郵送して運用していました。そのため、承認完了までに約2週間を要し、承認者の出張時にはプロセスが完全にストップ。外部からは進捗が確認できないうえ、コロナ禍によるテレワーク普及も重なり、物理的な回送体制が限界を迎えていました。

導入後

全社へExchangeUSEを導入した結果、起案から決裁までの期間が5日以内へと短縮。予算管理機能との連動により意思決定が可視化されたほか、事務局による台帳への手入力や現場からの進捗問い合わせ対応といった付帯業務も大きく削減されました。

紙の稟議と経費精算を段階的に電子化

A社では、全国の営業所から本社へ集まる大量の紙書類の課題を解消するため、ExchangeUSEを導入しました。導入後は、稟議書から旅費・経費精算へと段階的に運用範囲を拡大。意思決定の迅速化と事務効率化につなげています。既存の紙フォームに近い画面で運用できたため、移行時の混乱も抑えられました。

参照元：ExchangeUSE公式HP（https://www.exchangeuse.com/case/astomos-r/）

ExchangeUSEの評判

散在していた承認プロセスを一元管理

テンプレートを利用した申請書の作成が可能であり、申請された案件については、事前に設定した承認プロセスに沿った処理操作（承認/差戻し/破棄/保留/委任/引取り/返却/取戻し）が可能。（中略）社内で散在していた承認プロセスをワークフローシステムで一元管理できるようになったことで、統制強化につながった。（後略）

決裁者の在席を確認する手間を解消

（前略）以前は経費申請等の社内稟議は持ち回りで行っておりましたが、電子化されることにより、持ち回りの必要がなくなり、時間を有効に使えるようになりました。（中略）経費申請等の社内稟議の持ち回りの必要がなくなったため、決裁者の在席を確認しなくてもよくなったところ。

複雑かつ多ルートの決裁フローを実装

汎用性・柔軟性が高いワークフローシステムと感じています。複雑な決裁フロー要件が多く、他社製品だとカスタマイズもしくは実装不可であったが、標準機能で十分に要件を満たすことができ、複雑かつ多ルートの決裁フローを実装することができました。また直感的な操作性を兼ね備えているため、今まで操作が苦手な年配の利用者にも好評です。（後略）

進捗や過去の履歴を一目で簡単に確認できる

今までは勤怠入力や休暇申請ぐらいしか使用していませんでしたが、最近、業務でより多く使用するようになりました。進捗状況、過去の履歴が一目で確認でき、資料の添付や差し替えなども簡単な操作で行えて使いやすいです。（後略）

引用元：ITreview（https://www.itreview.jp/products/exchangeuse/reviews/156142#review-156142）

未精算などの手続き状況を一覧で楽に管理できる

（前略）ワークフロー機能による進捗管理で、ステータス確認が容易。例えば、経費精算の未精算などで残っているものについて、一覧で確認ができ、早期手続きを促すなどといった業務上の管理がしやすい。

引用元：ITreview（https://www.itreview.jp/products/exchangeuse/reviews/154515#review-154515）

ExchangeUSEの料金プラン

• SaaS「ExchangeUSE ZERO」
  • 標準ユーザライセンス：6,000円／名（年額）※20名〜
  • 追加ユーザライセンス：550円／名（月額）※10名〜
  • 初期契約費：157,200円
  • Box連携オプションユーザライセンス：2,400円／名（年額）※20名〜
  • Box連携オプション追加ユーザライセンス：220円／名（月額）※10名〜
  • フリースタイルデザイナー追加ライセンス：7,200円
  • スマートフォームエディタ追加ライセンス：2,000円（月額）
  • 追加ストレージオプション：10,000円（月額）／100GB
  • 追加APIコール：48,000円（年額）／10,000コール
  • 各種導入支援サービス：個別見積

20ライセンスから契約できるプランです。標準サービスのほか、Box連携や追加ストレージ、追加APIコールなどのオプションも用意されています。初回契約時は20ライセンス以上であれば10ライセンス単位で追加可能。利用者1人につき1ライセンスが必要です。

• プライベートSaaS「ExchangeUSE XG」
  • Standard：500名〜／個別見積
  • Enterprise：500名〜／個別見積
  • キャビネットオプション：個別見積
  • 提出インターフェイスオプション：個別見積
  • Box連携オプション：オープン価格

500名以上50名単位で契約できるプランです。Standardでは旅費・経費精算ワークフローとフリースタイルワークフローを利用可能。Enterpriseでは勤怠管理ワークフローも含まれます。料金は個別見積のため、詳細は富士電機株式会社への確認が必要です。

• オンプレミス「ExchangeUSE」
  • フリースタイルワークフロー：100名 77万円／1,000名 577.5万円／1CPU 440万円
  • 旅費・経費精算ワークフロー：100名 110万円／1,000名 825万円／1CPU 550万円
  • 勤怠管理ワークフロー：100名 110万円／1,000名 825万円／1CPU 550万円
  • フリースタイルデザイナー：22万円／1クライアントライセンス
  • 部門決裁オプション：33万円／10クライアントライセンス
  • 各種オプション製品：11万円〜

利用人数またはCPU数に応じてライセンスを選択する形式です。フリースタイルワークフロー、旅費・経費精算ワークフロー、勤怠管理ワークフローのほか、申請書作成ツールや部門決裁オプション、電帳法対応オプションなども用意されています。導入支援メニューや年間サポートサービス、リモートメンテナンスサービスも利用可能です。

ExchangeUSEのサポート体制

導入から運用開始後まで専門スタッフが伴走型で支援します。年間サポートやリモートメンテナンスなど、安定稼働を支えるメニューも充実しています。

ExchangeUSEの提供元情報

企業名	富士電機株式会社
公式HP	https://www.exchangeuse.com/
本社所在地	東京都品川区大崎一丁目11番2号 ゲートシティ大崎イーストタワー