ワークフローシステムのクラウドとオンプレミスの違いとは？

クラウドワークフローシステムとオンプレミスの違いやメリット、自社に適した選び方をわかりやすく解説。

ワークフローシステムの「クラウド型」と「オンプレミス型」とは？

ワークフローシステムは、導入形態によって大きくクラウド型とオンプレミス型の2種類に分けられます。それぞれ特徴が異なるため、自社の運用環境に合わせて選ぶことが大切です。

まずは、各システムがどのような仕組みで動いているのか、そして導入するにあたっての代表的なメリット・デメリットについて確認していきましょう。

クラウドワークフローシステムの特徴とメリット・デメリット

クラウドワークフローシステムは、サービス提供会社が用意したオンライン上のサーバーを利用する形態です。導入にかかる初期コストを安く抑えられ、サーバーの保守や運用を自社で行う手間が少ないというメリットがあります。

一方で、セキュリティの管理水準をベンダーに依存してしまう点や、システムの大幅なカスタマイズに制限がある点がデメリットとして挙げられます。

オンプレミス型システムの特徴とメリット・デメリット

オンプレミス型は、自社内に専用のサーバーを設置してシステムを構築・運用する形態です。自社の要件に合わせた強固なセキュリティを構築でき、業務フローに合わせた柔軟なカスタマイズが可能という大きなメリットがあります。

その反面、サーバー機器の購入や構築に多額の導入コストがかかることや、保守・メンテナンスを自社で対応しなければならない点がデメリットです。

クラウド型とオンプレミス型の違いを5つのポイントで比較

両者のシステムをより深く理解するために、導入を検討する際に重要となる5つのポイントで違いを比較してみましょう。どちらが優れているというわけではなく、自社が何を重視するかによって選択が変わってきます。

導入コストと保守・メンテナンスの違い

クラウド型は、月額や年額の利用料を支払う定額制が多く、初期費用を大幅に抑えて手軽に導入できるのが特徴です。また、保守・メンテナンスはベンダーが行うため、社内のITリソースが不足していても安心です。

対するオンプレミス型は、サーバーやソフトウェアの購入など高額な初期費用が必要です。さらに、日々のメンテナンスや障害対応を自社のスタッフで行う必要があり、継続的な社内リソースが求められます。

セキュリティとカスタマイズ性の違い

オンプレミス型は、自社のセキュリティポリシーに完全に合致した強固なシステムを構築でき、独自の要件に合わせた自由なカスタマイズが可能です。

一方、クラウド型も現在では高水準なセキュリティを備えていますが、あくまでベンダーの仕様に依存します。カスタマイズについても、APIなどの連携機能を用いて一部可能ではあるものの、オンプレミス型ほどの自由度はありません。

外部アクセスのしやすさの違い

外部からのアクセスに関しては、クラウド型に軍配が上がります。インターネット環境さえあれば、どこからでもスマートフォンやパソコンで容易にアクセス可能です。

オンプレミス型で社外からアクセスするためには、VPN（仮想プライベートネットワーク）などの専用設定を追加で行う必要があり、少し手間がかかります。

自社に合っているのはどっち？適した企業の特徴

ここまで見てきた特徴を踏まえると、それぞれのシステムに向いている企業像が見えてきます。自社が抱えている課題や、今後の働き方のビジョンと照らし合わせて検討してみてください。

クラウドワークフローシステムが適している企業

クラウドワークフローシステムは、できるだけ導入コストを抑えたい企業や、専任のシステム管理者がおらず保守をお任せしたい企業に最適です。

また、インターネット経由で手軽に利用できるため、テレワークや外出先からの申請・承認など、柔軟な外部アクセスを想定している企業にも強くおすすめできます。

オンプレミス型システムが適している企業

オンプレミス型は、情報システム部門などの管理体制が社内にしっかりと整っている企業に適しています。

自社の複雑な業務ルールに合わせた独自のカスタマイズが必要な場合や、機密情報を扱うため自社で完全にセキュリティをコントロールしたいと考える企業に向いています。

クラウドワークフローシステムを取り巻く近年の動向

近年、様々な業務でクラウドサービスの導入が進む中、システムが乱立して管理が煩雑になる弊害も生じています。これを防ぐため、外部システムと連携しやすいワークフローの重要性が高まっています。また、重要データはオンプレミスで守りつつ、利便性を求めてクラウドを併用するハイブリッド運用にも注目が集まっています。

まとめ

クラウドワークフローシステムとオンプレミス型の違いは、コスト、保守、セキュリティ、カスタマイズ性などに現れます。自社の環境や課題、運用リソースに合った適切なワークフローシステムを選ぶことが業務改善の鍵です。それぞれの強みを理解し、最適なシステム選びを進めていきましょう。