ワークフローと基幹システムの連携

ワークフローでの業務は、単に「申請・承認」をオンライン化するだけで完結することは少なく、承認データを会計や人事などの基幹システムへ転送して初めて真価を発揮します。本記事では、基幹システムと連携させるメリットや具体的な連携例、そしてシステムを選定・導入する際のポイントを解説します。

ワークフローと基幹システムの連携は
なぜ必要か？

システム連携が求められる理由は、手作業による業務負荷の増大とミスの発生を防ぐためです。

承認後のデータ自動転送による効率化

ワークフローで承認が完了したデータを、自動的に基幹システムへ転送する仕組みを作ることで、データ処理の自動化が可能です。承認からデータ登録までのプロセスがシームレスに繋がるため、部門間での連携がスムーズになり、企業全体の生産性が飛躍的に向上します。

二重入力やヒューマンエラーのリスク軽減

システムが連携されていない場合、承認された内容を見ながら、別の基幹システムへ手作業で入力・転記しなければなりません。この手作業による二重入力は、担当者の業務負荷を増やすだけでなく、入力ミスや処理の遅延といったリスクを引き起こします。連携によりこれらのリスクを根本から排除することが重要です。

ワークフローシステムと連携できる
主な基幹システム例

具体的にどのようなシステムと連携できるのか、代表的な3つのシステムと連携効果を解説します。

会計システム・経費精算システム

出張旅費などの経費申請や支払依頼が承認されると、その情報がそのまま仕訳データとして会計システムに自動連携されます。これにより、経理部門が承認済みのデータを手動で入力し直す手間が削減され、転記ミスも防げるため、月次決算などの経理業務の効率が大きく向上します。

人事システム・勤怠管理システム

入社、退職、人事異動といった各種人事イベントの申請から、人事システムへのデータ更新までを一貫して行えます。また、残業や休暇の申請が承認されるとリアルタイムで勤怠データに反映されるため、人事部門の管理工数が削減され、手入力による集計ミスを防止できます。

販売管理・在庫管理システム

見積書や受注に関わる承認処理が完了すると販売データとして連携され、営業プロセスの迅速化に繋がります。また、発注申請が在庫システムへ自動反映されることで、欠品や過剰在庫のリスクを低減できます。さらに電子契約システムなどと連携すれば、契約・受注に関わる一連の業務スピードを飛躍的に高めることが可能です。

基幹システムと連携させる際の
課題とポイント

連携を前提としたシステム選定時に注意すべきポイントと、運用面の課題を解説します。

フォーマットの違いと出力形式の柔軟性

クラウド型ワークフローの中には、出力フォーマットが固定されており、連携先の基幹システム側でそのままデータを取り込めないケースがあります。これでは結局データ変換の手間が発生してしまいます。そのため、連携先システムに合わせたフォーマットで柔軟に出力・カスタマイズできるシステムを選ぶことが非常に重要です。

既存システムとの互換性と運用保守体制

自社ですでに稼働している基幹システムとスムーズに連携（API連携など）できるか、また自社の環境に合わせてクラウド型かオンプレミス型かを選択できるかを確認する必要があります。また、連携後に仕様変更が生じた際など、社内で運用保守を対応できる体制を想定してシステムを選定すべきです。