ワークフローシステムの選び方自社に合うポイントを解説

ワークフローシステムの導入を検討しているものの、製品の数が多くてどれを選べばよいかお悩みではありませんか。IT専任の部署がない企業では、自社に合ったシステムを見極めるのが難しいものです。本記事では、自社に適したシステムを選定する基準や具体的な比較ポイント、導入後の失敗を防ぐための注意点を詳しく解説します。

ワークフローシステム選びの基礎知識とよくある失敗

システム選びを始める前に、まずは提供形態の違いを理解しましょう。インターネット経由で手軽に利用できる「クラウド型」と、自社サーバー内に構築する「オンプレミス型」があり、それぞれ費用相場や管理の手間が異なります。

導入後の失敗としてよくあるのが、「操作が難しくて現場が使いこなせない」「管理者のITスキルが不足していて運用できない」といったケースです。また、導入後にサポート体制が悪くて後悔する事例も少なくありません。自社のITリソースを把握し、現場の従業員が無理なく使えるシステムを選ぶことが、失敗を防ぐ第一歩となります。

自社の課題と企業規模に合わせたシステムの選び方

ワークフローシステムは、自社の抱える課題や企業規模に合わせて選定することが重要です。

例えば、現場の抵抗感を抑えたい場合は、既存のExcelに似たレイアウトを採用できるシステムを選ぶとスムーズに移行できます。管理部門にITスキルがない場合は、プログラミング不要で設定ができるノーコードのシステムが適しています。一方、複雑な承認ルートや条件分岐が必要な場合は、高機能なシステムが求められます。

また、企業規模によっても適したタイプが異なります。大企業であれば、複数部門をまたぐ複雑な設定や高度なカスタマイズに対応できるシステムが必要ですし、中小企業であれば、直感的に操作できるシンプルなシステムが向いています。自社の現状と照らし合わせ、最適な規模と機能を持つタイプを見極めましょう。

導入前に必ず確認したい！5つの選定ポイント

失敗しないためには、導入前に以下の5つのポイントを必ず比較・確認してください。

1つ目は「自社フォーマットの再現性」です。現在使用している申請フォーマットをシステム上で作成できるか確認しましょう。

2つ目は「承認ルートの柔軟性」です。金額や部署などの条件により、自社の複雑な承認ルートを柔軟に設定できるかが重要です。

3つ目は「既存システムとの連携」です。電子契約サービスや会計システムなど、他システムとスムーズに連携できる機能を備えているかチェックします。

4つ目は「セキュリティ機能」です。権限設定や監査ログの保全など、企業の求めるセキュリティ要件を満たしているか確認が必要です。

5つ目は「費用対効果」です。予算と機能の充実度が見合っているかを算出しましょう。これらのポイントを踏まえ、無料お試し期間を積極的に活用して評価することをおすすめします。

ワークフローシステムのおすすめタイプ

ワークフローシステムは大きく5つのタイプに分けられます。カスタマイズ性を重視した「大企業向け」、簡単な操作性が特徴の「中小企業向け」、現状の形式を活かせる「Excelフォーマット対応」、他ツールと相性の良い「システム連携に優れたもの」、そしてポータル機能なども備えた「グループウェア付属」です。