電子帳簿保存法対応のワークフローシステムとは？

電子帳簿保存法の改正により、電子取引データの保存が義務化され、各企業でシステム導入を通じた電子化への対応が急務となっています。本記事では、電子帳簿保存法の基本的な内容や、ワークフローシステムを活用して対応するメリット、自社に合ったシステムの選定ポイントについて解説します。

電子帳簿保存法と「電子取引」のデータ保存要件

電子帳簿保存法とは、国税に関係する帳簿書類のデータ保存ルールを定めた法律です。改正により、メールやクラウドサービスでやり取りした「電子取引データ」は、紙に出力して保存することができなくなりました。電子取引データを適切に保存するためには、ただデータを残すだけでなく、データが改ざんされていないことを証明する「真実性の確保」と、必要な情報をすぐに探し出せる「可視性の確保」という厳格な要件を満たす必要があります。

ワークフローシステムで電子帳簿保存法に対応するメリット

電子データの保存義務化に対応するため、ワークフローシステムを導入することは、単なる法対応にとどまらない大きなメリットがあります。ここでは、書類作成前後のプロセス全体の効率化など、システム化によって得られる業務改善の効果について解説します。

申請から承認プロセスのペーパーレス化と効率化

契約書や見積書などの発行にかかる社内稟議の承認フローをシステム化することで、PC上で申請・承認が完結します。これにより、紙を印刷して回覧する手間や保管コストが削減される「ペーパーレス化」が可能になります。さらに、場所を問わず決裁を行えるため、承認までの時間が大幅に短縮され、業務のスピードが向上します。

複数システムの一元管理と内部統制の強化

経費精算や勤怠管理など、これまで申請書ごとにバラバラだったシステムを一つにまとめられるのも大きな利点です。様々な申請業務のフローをひとつのシステムで管理することで、従業員の負担が大きく軽減されます。また、ルールに則っていない不適切な申請をシステムが制御し、いつ誰が承認したかの履歴が残るため、不正の抑止と内部統制の強化にもつながります。

電子帳簿保存法対応のシステムに必要な機能要件

システムの選定においては、法要件である「真実性」と「可視性」を確保するための機能が不可欠です。真実性を確保するためには、データの修正や削除の改訂履歴を残す機能が必要となります。また、可視性を確保するためには、「取引先」「取引年月日」「取引金額」の3つの条件でデータを検索できる機能が求められます。

電子帳簿保存法対応のワークフローシステム選定ポイント

システムを選ぶ際は、自社の要件に合った運用ができるかが重要です。社内の複雑な承認フローをシステム上で正しく再現できるかを確認しましょう。また、既存の経費精算システムや会計ソフトなどの外部システムとスムーズに連携できるかどうかも、業務効率を左右する重要な選定ポイントです。

まとめ

電子帳簿保存法への対応は、デジタル管理へ移行し、ペーパーレス化や業務効率化を進める絶好のチャンスです。自社の運用に無理なく組み込めるワークフローシステムを活用し、効果的な法対応と業務改善を目指しましょう