GWS（Google Workspace）とワークフローシステムを連携することで、申請・承認業務を効率化できます。本記事では、Google Workspaceとクラウドワークフローシステムを連携して何ができるのか、連携のメリットや事例などをまとめました。
GmailやGoogle Chatなど、普段の業務で利用しているツール上に通知が届くため、承認依頼に気づきやすい点がメリットです。
申請内容は、わざわざ別のシステムへログインすることなく、通知からワンクリックで確認可能。承認や差し戻しといったリアクションを迅速に行えるため、ワークフローの停滞を防ぎます。
ワークフロー上で承認された見積書や請求書などのデータは、自動的にGoogle Driveの指定フォルダへ保存されます。
手動でファイルを移動・保存する手間がなくなるほか、社内の保管ルールも統一されることが利点のひとつ。管理方法が整理されたことで検索性も向上し、「あのファイルがどこにあるか分からない」という事態を防ぎます。
Google Workspaceのアカウント情報をワークフローシステムと同期でき、二重管理の手間を解消できる点もメリットです。
入退社や人事異動があった場合も、Google側の情報を更新するだけで、ワークフローの権限や承認ルートが自動で切り替わります。設定漏れやミスの防止につながり、管理部門のメンテナンス工数削減も期待できるでしょう。
Google Workspaceとワークフローシステムを連携することで、普段使っているGoogleアカウントやGmailを起点に、申請・承認業務をよりスムーズに進められます。
シングルサインオン（SSO）でログインの手間を減らし、申請や承認依頼はGmailへ自動通知。承認はスマートフォンからも対応できるため、外出先やリモートワークでも決裁が滞りにくくなる点がメリットです。
申請データや添付ファイルは共有ドライブに自動保存され、情報の一元管理や後からの確認もしやすくなります。
申請が行われるとGmailに通知が届き、メール本文内のリンクから直接承認画面へ遷移できます。
スマートフォンからでも内容を確認できるため、外出先や移動中の隙間時間に承認作業を完了させることが可能。ワークフローの停滞を防ぎ、意思決定のスピード向上につながります。
承認完了後のPDFファイルや添付データを、Google Driveの指定フォルダへ自動で格納します。
案件ごとや取引先ごとなど、ルールに基づいたフォルダ分けも自動化できるため、手動保存によるミスや保存場所のバラつきを防止。Google Drive上で管理することで後からの確認や検索もしやすくなり、監査対応や内部統制の強化にも有効です。
Google Workspace上のユーザー情報や組織階層をワークフローシステムへ同期します。
人事異動や組織変更があった際も、Google Workspace側を修正するだけで承認ルートや権限設定が自動更新。ID管理を一本化でき、情報システム部門のメンテナンス負荷を軽減します。
電気機器を扱う象印マホービンでは、使っていたグループウェアからの移行とペーパーレス化を目的に、グルージェントフローを導入しました。
スマートフォンでの承認により決裁スピードが向上したほか、従来は約6時間かかっていた承認経路の変更作業を30分未満に短縮。情報システム部門の業務負荷を、約12分の1まで削減しています。
映像機材の輸入やレンタルなどを手がける銀一では、老朽化した日報システムと紙での申請業務が負担でした。
Google Workspaceと連携してアカウント管理を一本化できるrakumo ワークフローを導入。外出先からの申請・承認にも対応でき、ペーパーレス化と承認スピードの向上につながりました。APIを活用して申請データをスプレッドシートへ出力し、AppSheetに取り込むなど、周辺業務のデジタル化も進めています。
エンターテインメント事業を核とするエイベックスでは、フリーアドレス化に伴う承認者探しの手間が発生していました。
ジョブカンワークフローを導入したことで3段階の承認がスムーズに完了するようになり、意思決定のスピードが向上。ペーパーレス化もでき、書類保管スペースに空きが出るなど、物理的なオフィス環境の改善にもつながった事例です。
GWS（Google Workspace）とクラウドワークフローシステムを連携することで、申請・承認業務を普段使っているGoogle環境の中で行えるようになります。Gmailでの承認対応やGoogle Driveでの申請書管理、ユーザー情報を活用した組織連携ができ、承認スピードの向上や管理負担の軽減につながる点がメリットです。
ただし、ワークフローシステムは、機能が豊富であれば正解、価格が安ければ正解というものではありません。利用環境に合わなければうまく運用できないため、重要なのは、導入する環境や要件に適しているかどうかです。
具体的な製品選びは、Google/M365連携、経理一体化、ノンデスク対応など、要件別におすすめのクラウドワークフローシステムを掲載している以下記事をご覧ください。
「グループウェアを活かし台帳への転記を減らしたい」「紙・Excelの申請を現場で電子化・改善したい」「PCを常時使わない現場で申請・承認を進めたい」といった要件別に、クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Microsoft 365やGoogle Workspaceで使っているアカウントでシングルサインオンすることが可能で、また各サービスのグループ情報も組織情報として活用できます。ワークフロー側でユーザーや部署を別途登録・更新する手間が減るため、少人数の情シスでもID管理を一本化しやすくなります。
Microsoft 365と連携すれば申請データをExcelへ、Google Workspaceと連携すればスプレッドシートへ自動で追記できます。稟議の管理台帳や備品の管理簿を1件ずつ手入力で更新する手間を省けるため、更新漏れや転記ミスの防止にもつながります。
申請フォームに入力された項目から、台帳に必要なデータを選んで出力できます。出力するタイミングは申請時や決裁時など、承認経路に合わせて設定可能です。承認後に担当者が転記したり、集計用にデータを整え直したりする手間を抑えられます。
紙で運用していた稟議書や申請書のExcelファイルをアップロードし、入力する箇所にパーツを設定することでWebフォームを作成できます。罫線や項目の配置など、使い慣れた書式を活かしながら電子化できるため、申請書を一から作り直す負担を抑えられます。
承認経路は、承認者や確認者、金額などに応じた分岐条件を画面上に配置していくことで設定できます。プログラミングの知識がなくても社内の決裁ルールに沿ったワークフローを組み立てられるため、専門的な開発を前提とせず段階的に電子化を進められます。
部署ごとに設定権限を持つ担当者を配置し、申請フォームや承認経路の変更を任せる運用が可能です。項目の追加や承認者の見直しが必要になっても現場で内容を確認しながら調整できるため、情シス部門への修正依頼が集中する状況を抑制できます。
承認依頼や申請の進捗がSlackに届き、担当者あての通知に表示されるボタンから承認や差し戻し、却下を行えます。承認のたびにワークフローの画面を開く手間が減り、移動中や作業の合間でも手早く対応できるため、承認待ちによる停滞を抑えられます。
スマートフォンのブラウザから申請・承認を行えるため、外出先や移動中でも手続きを進められます。現場で申請が必要になった際も、事務所のPCに戻るまで作業を待つ必要がありません。ホーム画面に追加すればアプリのように起動できるため、常時PCを使うわけではない従業員の利用にも対応できます。
申請や承認などの通知を、Chatworkのあらかじめ指定したルームへ送ることができます。日頃からChatworkで連絡を取り合っている職場なら、承認依頼などに気づきやすくなるでしょう。承認や差し戻しは、通知を確認したうえでkickflowの画面から行います。