GWSとワークフローシステムの連携メリットや事例

GWS（Google Workspace）とワークフローシステムを連携することで、申請・承認業務を効率化できます。本記事では、Google Workspaceとクラウドワークフローシステムを連携して何ができるのか、連携のメリットや事例などをまとめました。

Google Workspaceとクラウド
ワークフローシステムを連携する
メリット

使い慣れたツールへ通知が来るため
承認スピードがアップ

GmailやGoogle Chatなど、普段の業務で利用しているツール上に通知が届くため、承認依頼に気づきやすい点がメリットです。

申請内容は、わざわざ別のシステムへログインすることなく、通知からワンクリックで確認可能。承認や差し戻しといったリアクションを迅速に行えるため、ワークフローの停滞を防ぎます。

Google Driveと連携するため
申請書類の保管場所が一定

ワークフロー上で承認された見積書や請求書などのデータは、自動的にGoogle Driveの指定フォルダへ保存されます。

手動でファイルを移動・保存する手間がなくなるほか、社内の保管ルールも統一されることが利点のひとつ。管理方法が整理されたことで検索性も向上し、「あのファイルがどこにあるか分からない」という事態を防ぎます。

アカウントを一元管理でき、
情シスや人事の負担を軽減

Google Workspaceのアカウント情報をワークフローシステムと同期でき、二重管理の手間を解消できる点もメリットです。

入退社や人事異動があった場合も、Google側の情報を更新するだけで、ワークフローの権限や承認ルートが自動で切り替わります。設定漏れやミスの防止につながり、管理部門のメンテナンス工数削減も期待できるでしょう。

Google Workspaceとクラウド
ワークフローシステムの連携で
できること

• Google Workspaceのアカウントを利用したシングルサインオン（SSO）
• 申請・確認・承認依頼をGmailへ自動送信
• スマートフォンやリモート環境からの申請・承認に対応
• 申請データや添付ファイルを共有ドライブへ自動保存

Google Workspaceとワークフローシステムを連携することで、普段使っているGoogleアカウントやGmailを起点に、申請・承認業務をよりスムーズに進められます。

シングルサインオン（SSO）でログインの手間を減らし、申請や承認依頼はGmailへ自動通知。承認はスマートフォンからも対応できるため、外出先やリモートワークでも決裁が滞りにくくなる点がメリットです。

申請データや添付ファイルは共有ドライブに自動保存され、情報の一元管理や後からの確認もしやすくなります。

Google Workspaceと
クラウドワークフローシステムの
連携パターン

【パターン1】Gmail×承認

申請が行われるとGmailに通知が届き、メール本文内のリンクから直接承認画面へ遷移できます。

スマートフォンからでも内容を確認できるため、外出先や移動中の隙間時間に承認作業を完了させることが可能。ワークフローの停滞を防ぎ、意思決定のスピード向上につながります。

【パターン2】
Google Drive×申請書

承認完了後のPDFファイルや添付データを、Google Driveの指定フォルダへ自動で格納します。

案件ごとや取引先ごとなど、ルールに基づいたフォルダ分けも自動化できるため、手動保存によるミスや保存場所のバラつきを防止。Google Drive上で管理することで後からの確認や検索もしやすくなり、監査対応や内部統制の強化にも有効です。

【パターン3】Google Workspace
のユーザー情報×組織連携

Google Workspace上のユーザー情報や組織階層をワークフローシステムへ同期します。

人事異動や組織変更があった際も、Google Workspace側を修正するだけで承認ルートや権限設定が自動更新。ID管理を一本化でき、情報システム部門のメンテナンス負荷を軽減します。

連携事例

Google Workspace移行と連携で
工数を約12分の1に削減

電気機器を扱う象印マホービンでは、使っていたグループウェアからの移行とペーパーレス化を目的に、グルージェントフローを導入しました。

スマートフォンでの承認により決裁スピードが向上したほか、従来は約6時間かかっていた承認経路の変更作業を30分未満に短縮。情報システム部門の業務負荷を、約12分の1まで削減しています。

紙からの脱却とAPI活用で、
業務全体のデジタル化を推進

映像機材の輸入やレンタルなどを手がける銀一では、老朽化した日報システムと紙での申請業務が負担でした。

Google Workspaceと連携してアカウント管理を一本化できるrakumo ワークフローを導入。外出先からの申請・承認にも対応でき、ペーパーレス化と承認スピードの向上につながりました。APIを活用して申請データをスプレッドシートへ出力し、AppSheetに取り込むなど、周辺業務のデジタル化も進めています。

承認者探しの手間を解消、
省スペース化も実現

エンターテインメント事業を核とするエイベックスでは、フリーアドレス化に伴う承認者探しの手間が発生していました。

ジョブカンワークフローを導入したことで3段階の承認がスムーズに完了するようになり、意思決定のスピードが向上。ペーパーレス化もでき、書類保管スペースに空きが出るなど、物理的なオフィス環境の改善にもつながった事例です。