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Microsoft 365の導入を機に、稟議・申請の電子化を検討。
従来は、紙の稟議書を郵送や空輸で本社・拠点間を移動させており、決裁に1〜2週間かかることもありました。
その場しのぎのPDFメール送付なども多く、運用の属人化や非効率さが限界に達している状況。
Power Automateでの自社構築も難しく断念したため、Microsoft 365と親和性が高く、現場が迷わず使えるUIと、紙に近いレイアウトが作れる柔軟さを評価し、グルージェントフローを採用しました。

導入当初は紙の稟議書レイアウトを忠実に再現し、現場の違和感を抑えてスムーズに定着。
その後、「紙と同じでなくてもよい」という現場の声を受けて、業務に合ったフォーム構成へ再設計しています。
結果、決裁のスピードが最大2週間→最短数時間に短縮。
進捗の可視化やコメント共有、スマホからの承認など、紙では実現できなかった運用改善も実現しています。
稟議業務の効率化だけでなく、組織全体の決裁プロセスを見直す契機となりました。

旧オンプレミス型グループウェアで稟議を運用していましたが、出先で決裁できず滞る課題が顕在化しました。
クラウド移行とMicrosoft 365導入のタイミングで、ワークフローもクラウド化を決定し、印影対応、日本の商習慣に合うレイアウト、Microsoft 365との高い親和性をシステム選定条件としました。
学習コストや操作性を考慮し、従来の紙と近い画面構成を再現可能なことを決め手に、グルージェントフローを採用。

旧ワークフローの形式をベースにレイアウトを再現し、印影対応や自由度の高い項目配置で、現場を混乱させず移行を完了。
マニュアル整備やテスト環境の提供により、問い合わせを抑えられています。
決裁の可視化やスマホ承認の活用により、最大5日かかっていた決裁が1日で完了するようになりました。
営業や総務を中心に月200件以上が運用され、全社的な業務効率化につながっています。

プロ野球球団を運営する中日ドラゴンズでは、月に500〜600枚に及ぶ請求書や経費データを、紙とExcelで処理していました。請求書は一度経理部に集約されるため、「この支払いは本当に問題ないか」を担当者へ都度確認が必要で、出張の多い場合は確認に時間を要することも。
また、仕訳は一度Excelに入力後に、会計ソフトへ取り込む運用で、手作業の負荷が大きく、担当者ごとに処理が異なるなど属人化も課題でした。

バクラク申請の導入後は、担当社員が内容を確認したうえで経理へ情報が届くフローに変更されました。経理部が支払内容を確認する手間が減り、月次締め作業の工数も短縮。フローが整備されたことで、業務の属人化も軽減されています。
また、スマートフォンから申請・承認が可能になったことで、移動や出張の多い社員にとっても利用しやすい環境が整いました。導入によって業務フローを見直し、経理と現場双方の負担を軽減しています。

プラットフォームの開発・運営を行うPeopleXでは、スタートアップの段階から将来の事業拡大を見据え、バックオフィス体制の整備を意識していました。経理部門では、月次決算対応における長時間残業や処理ミスが懸念事項でした。
人手が限られる創業直後は業務が属人化しやすいと想定し、場当たり的ではない中長期的な業務基盤の構築を優先。
バクラク申請は、直感的に操作できるUIとAI OCRの高い読み取り精度を評価し採用を決めました。

請求書や領収書をAI-OCRで自動的にデータ化され、手入力や転記作業に追われることなく経理処理を進められる体制が整いました。読み取り精度が高く修正もほとんど不要なため、月次業務が安定。
経理部門の業務が安定したことで、経営においても意思決定のスピードと質を高める土台が整いました。スタートアップ段階からバックオフィス業務を仕組み化したことで、事業成長を後押しした事例です。

全国に約300店舗を展開するコズミックグループでは、モバイル対応が不十分な旧システムを利用していました。
現場スタッフがPCを操作できるタイミングは限られており、承認依頼もメール通知のみだったため、確認漏れや対応の遅れが発生。
また、データが分断され、フォーム修正にも手間がかかるなど、管理側の運用負荷も大きな課題となっていました。

kickflowとLINE WORKSを連携することで、スマートフォンへ通知が届き、そのまま承認できるフローを構築しました。導入前と比べ、申請から承認までのリードタイムは約7〜8割短縮されています。
管理面でも、API連携によって分散していた組織データを統合し、フォームの自動計算機能などにより入力ミスを抑制。現場の利便性向上と、管理部門の工数削減を同時に実現しました。

北海道内に100以上の店舗を展開するコープさっぽろでは、オンプレミス型のワークフローシステムを利用しており、API非対応のため自動化が進まず、CSV出力や転記作業が常態化していました。
さらにSlackと稟議の分断で承認依頼の気づき漏れや対応遅延が発生。運用負荷を解消するため、API連携に強くSlackとシームレスに連動できるkickflowの導入を進めました。

導入後は、Slack通知・承認が標準で利用できるようになり、「Slackだけで承認まで完了できて便利」と社内評価が向上。
さらにAPI連携でクラウドサインと接続し、稟議承認後に契約書を自動送信するフローを構築。契約締結までの一連の作業を自動化することで、工数と心理的負荷の双方を削減しました。加えて、オンプレミス特有のID管理やデータ抽出の手作業も解消され、全体として業務スピードと生産性が改善しています。