SmartDBは、ERP・基幹システムだけでは対応が困難な周辺業務のデジタル化の実現を目指せるクラウドワークフローシステムです。本ページでは、製品の評判や料金、主な機能を紹介します。
SmartDBは、複数部門による並列承認や条件分岐から別のワークフローへの連携まで、複雑な稟議・決裁などの承認ルートも手軽に行えます。
合議など複数部門の承認が必要なシーンにおいて、並列で承認ステップを進められる並列承認が可能なほか、差戻しや否認が発生した際には、並列承認中でもワークフローの進行をストップさせ、申請者に戻せるため、決裁までの期間を短縮できるでしょう。
申請書の項目が多くても、申請者が迷わないように申請書の分類などの条件に応じ、入力項目や選択肢の出し分けが可能です。例えば、購入物品を記載する行を動的に追加・分類で「要検討」を選ぶと「検討理由」が表示されるといった具合です。
このように、直感的なインターフェイスによって、業務変化に合わせながら対応・改善を行えるため、継続的な業務改善につながります。
公式HPでは、無料使用期間に関する具体的な情報は確認できませんでした。無料デモ・テスト利用の有無や詳細については、株式会社ドリーム・アーツまで直接お問い合わせください。
フォーム機能は、情報の登録窓口となる機能です。大きな企業にとって欠かすことのできない、入力情報のチェックや項目の出し分けなど、入力者やデータ確認者の工数削減につながります。SmartDBを導入することにより、だれでも手軽に高度なフォーム設定を利用できるでしょう。
業務デジタル化クラウドSmartDBは、外部のシステムと連携するための多彩な仕組みを取り揃えています。Slackと連携することにより、時間や場所を選ばない働き方が可能となり、スムーズな社内コミュニケーションに貢献。
Google Workspaceとも連携できるため、Googleの提供す多彩な組織向けオンラインアプリケーションにシームレスにアクセスが可能になるでしょう。
AI OCRにて添付ファイル・画像などを自動テキスト化でき、入力の手間を削減可能です。起案時には、申請内容の自動チェックで修正すべき箇所を提示もできます。
サントリーでは、多様な人材が活躍する企業であり、短期やスポットの雇用も多く行っており、入退社手続きの業務効率化によるバックオフィスの業務負担軽減が緊急課題の1つでした。 さらに、人事・総務・経理など複数部門がまたがっていたため、手続きが複雑化していることも課題でした。
SmartDBを導入し、従来は17種類に分かれていた入退社関連の申請が1つに統合でき、確認作業にかかっていた時間が大幅に短縮。また、入力ミスの防止や管理工数の削減にもつながったといいます。進捗がすぐに把握できる仕組みが構築されたため、関係者間の連携が円滑になり、申請漏れや記入漏れも大幅に減少したとされています。
T株式会社では、部門ごとに個別で管理・運用されていた情報集約業務や各種申請・承認業務を見直すため、SmartDBの導入を進めました。現在では約2,200名の従業員がこのシステムを利用し、品質総点検業務や契約書常備キット管理といった多岐にわたる社内業務のデジタル化を推進しています。散在していた業務プロセスを統合・効率化したことにより、年間で約6,300時間相当もの大幅な業務工数削減を実現しました。
参照元：SmartDB公式HP（https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/news/press-release/in260519/）
社内で独自に構築、分散していたワークフローが、SmartDBを使用することで入口の一本化が進んだ。そのため、以前入力したデータの紛失や探す手間が減少。業務の効率化が自然と進んでいる。
働いている会社で使用しています。 良い点は申請項目がが複数ある中でカテゴライズされているため見やすい、探しやすい点と、過去の申請内容を再利用できる点。
企業内においては大量の決裁文書・稟議書等が存在し、その管理が大変なのは言うまでもない。このアプリはペーパーレス化に役立っている事・検索機能により過去の文書をすぐに呼び出せる事・参考にしたい類似文書を検索できることに特化したメリットを生みだしている。
ワークフローを簡単に作成できるノーコー開発プラットフォームです。社内の申請承認プロセスや簡単な手続きなどを電子化したい場合に非常に強力で、簡単な操作で入力フォームや処理の流れを設計し、すぐに運用を開始できます。条件に応じたメール通知機能や柔軟な権限設定も可能なため、業務の自動化、効率化、ペーパーレス化、そしてセキュリティ強化を同時に実現できます。（後略）
引用元：BOXIL（https://boxil.jp/service/4267/reviews/）
業務プロセスのデジタル化を支援する開発ツールです。従来、開発申請や承認の手続きに時間がかかり、業務のデジタル化がスムーズに進まないことが課題でしたが、SmartDBを導入することで、現場のメンバーが自律的に開発を進めることが可能になりました。これにより、IT部門への依存を減らしながら、業務の効率化や迅速なデジタル化を実現できます。（後略）
引用元：BOXIL（https://boxil.jp/service/4267/reviews/）
ワークフローシステムは、使っているグループウェア・業務フロー・働き方に合わないと、連携が出来なかったり、承認ルートが更新されなかったりと、運用が回らなくなります。そのため、自社の環境や利用の仕方に合った製品選びが不可欠です。
以下の記事では、Google/M365連携、経理一体化、ノンデスク対応など、要件別におすすめのクラウドワークフローシステムを掲載しているので、ぜひ選定の参考にしてください。
公式HPには料金プランの情報がありませんでした。詳細は株式会社ドリーム・アーツまで直接お問い合わせください。
サポートに関する詳細な情報は確認できませんでした。公式サイトには、導入検討からその後の利活用まで、しっかりと業務デジタル化を成功させて成果をあげられるよう、フェーズにあわせたさまざまなコンテンツが用意されています。
| 企業名 | 株式会社ドリーム・アーツ |
|---|---|
| 公式HP | https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/ |
| 本社所在地 | 東京都渋谷区恵比寿4-20-3 恵比寿ガーデンプレイスタワー29Ｆ |
「グループウェアとの連携が前提」「経理含めた業務フローの一体化」「ノンデスク環境対応」といった要件別に、 クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Google Workspace・Microsoft 365と高度に連携し、SSOや組織・役職情報の自動同期を実現。人事異動が発生しても承認ルートが自動反映されるため、ひとり情シスでも無理なく運用を維持できる。
承認後の申請内容を自動でスプレッドシートやSharePointへ反映し、PDF・添付ファイルも所定フォルダへ自動保管。台帳更新や仕分け作業が不要になり、確認漏れや転記ミスを減らせる。
バックオフィスをまるごと自動化する思想のもと設計されたシステムで、購買申請・稟議・支払・経費精算を分断させずに自動化。情報が相互に紐づくため、確認・照合・転記といった手間が削られる。
AI OCRにより、紙やPDFの読み取りから科目・税率の自動判定までに対応。
インボイス制度や電帳法への準拠項目も自動処理されるため、法対応や監査に耐えうる運用を、追加業務なく実現。
LINE WORKS・Slack・Teamsなどのチャットアプリと連携し、スマホへの通知から承認までをアプリ内で完結。ワークフローシステムへのログインが不要で、スムーズな決裁につながる。
ログイン不要のフォーム公開機能により、アルバイトや外部スタッフなど、アカウントがない方も申請可能。※オプション
スタッフ数が多い環境でも個別のアカウント発行が不要となり負担を軽減。