大企業のワークフローシステムの選び方と事例

従業員500名以上の大企業^※では、頻繁な組織改編や厳格な内部統制への対応がシステム運用の壁になりがちです。安易な選定による運用破綻を防ぐため、規模に見合った機能を選ぶ必要があります。

本記事では、大企業におけるワークフローシステムの選び方のポイントや、導入事例などをまとめました。

※大企業の定義は制度により異なるため、本記事では便宜上「従業員500名以上」を対象とします。

大企業が抱えるワークフローの
課題

規模が大きい組織ほど、運用負荷とリスクが増大します。情シスやDX推進担当者を悩ませる、主な要因は以下の3つです。

頻繁な組織改編と、人事異動時の
対応が複雑

組織が多層化し兼務が増えるほど、承認経路や権限設定が複雑になりがち。異動時期に設定変更作業が集中し、担当者の対応が追いつかなくなる事態を招きます。

承認ルートの複雑化

兼務や代理承認といった、例外的な処理が頻発します。標準機能で対応しきれない場合、現場では口頭やメールによる承認が横行。統制が機能しなくなっていきます。

ガバナンス維持の困難さ

拠点や子会社ごとにルールが異なると、全社的な監査対応が遅れがちになります。証跡収集に膨大な時間がかかるのは、内部統制上のリスクです。

大企業で起こりやすい
システム選びの失敗例

初期費用を抑えて導入できても、組織変更のたびに手作業での修正が発生するようでは、ミスや長時間労働を招くことになります。ユーザー増加に伴い動作が遅延し、決裁の滞留が常態化しかねません。

また、部署ごとに異なるシステムを導入してしまうと、データ連携や監査対応がボトルネックに。運用工数と統制リスクが肥大化します。

大企業が重視すべき機能と選び方

ワークフロー上で大企業が抱えやすい課題を踏まえ、システム選定時に重視すべきポイントを解説します。

組織管理機能

未来の日付で組織図や承認ルートを予約設定できる、「先付け変更」機能（＝改編日に合わせた設定の予約機能）が不可欠です。改編日に作業が集中せず、システム停止や設定ミスを未然に防げます。

人事システムやID基盤と同期できれば、異動に伴うユーザー管理を自動化し、メンテナンス工数を大幅に削減可能です。

セキュリティと内部統制

シングルサインオン（SSO）によるIDの一元化は、セキュリティリスクと管理負荷を同時に低減します。

いつ、誰が、何を承認したかを記録する監査ログ機能は、長期保管と高度な検索性が重要です。IPアドレス制限や端末制御など、アクセス環境を厳格に管理することで不正利用を防止します。

システム連携
（ERP・グループウェア）

決裁データを会計システムやERPへ自動連携できれば、転記ミスや二重入力を予防可能です。Microsoft TeamsやSlackなど、普段利用するツールに通知を集約することで、承認者の確認漏れを防ぎ、決裁スピードを向上させます。

大企業の導入事例

【S&D多摩ホールディングス】
最大3日かかっていた承認が
最短即日に

導入前の課題

企業再編により社内や企業間の連絡事項が増加し、意思決定の迅速化が求められていたS&D多摩ホールディングス。Microsoft 365への統合を進める中で、既存のシステムでは連携面に課題を抱えていました。

導入の効果

ワークフローシステム「グルージェントフロー」の導入後、これまでは最大3日かかっていた承認が同日中に完了するケースが増加しました。データ集計が容易になり、業務改善に向けた提言にも活用されています。

【ビームス】人事異動メンテの
停止が3日から1日に

導入前の課題

以前のシステムは管理工数の負担が大きく、修正作業が属人化しているのが課題でした。また、人事異動のたびにシステムを長時間停止する必要があり、業務への影響も懸念されていました。

導入の効果

「rakumo ワークフロー」の導入後は、新規の申請書作成工数が5分の1に削減。人事異動時のシステム停止期間も3日から1日に短縮され、直感的な操作性により権限委譲が進みました。

大企業のシステム選定では、頻繁な組織変更や厳格な内部統制に対応できる「持続可能な運用設計」が重要です。長期的な安定稼働を見据えた選定を行いましょう。

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