rakumo ワークフローは、ドラッグ＆ドロップで直感的に申請書を作成できる、Google Workspace連携型のクラウドワークフローシステムです。本ページでは、利用者からの評判や主な特徴、導入事例を紹介します。
Google Workspaceと連携して利用するクラウド型ワークフローシステムです。既存のGoogleアカウントをそのまま活用できる点が特徴で、新たなID発行や複雑な初期設定を増やさずに導入できます。
社員の入退社や人事異動が発生した場合も、Google Workspaceのユーザー情報をもとに申請・承認設定を調整することが可能。情報システム部門のメンテナンス負担を抑えた運用につながります。
ITシステムに慣れていない社員でも、感覚的に操作できるよう設計されたインターフェースが特徴です。申請の入口や承認状況が把握しやすく、分厚いマニュアルに頼らない運用につながります。
スマートフォンやタブレットからの操作にも対応しており、外出中でも承認を進められる点も特徴のひとつ。上司の帰社待ちといった無駄を減らし、決裁スピードの向上に寄与します。
公式HPでは、30日間無料で利用できるトライアルと、1週間無料のオンラインデモが案内されています。無料トライアルでは、自社のGoogle Workspaceと連携し、管理画面を含む全6製品を実際のデータで試すことが可能です。
トライアル終了後に自動で有料プランへ移行されることはありません。Google Workspaceの特権管理者権限がない場合は、デモ用ID・パスワードで試せるオンラインデモを利用できます。
プログラミングやITシステムの専門知識がなくても、マウス操作によるドラッグ＆ドロップで申請フォームを作成できます。申請書のテンプレートやコピー機能に加え、生成AIによる作成サポートも備わっており、新規作成や修正にかかる手間を抑えられる設計です。
金額に応じた承認者の切り替えや、申請者の役職をもとに直属の上長を自動判別して承認ルートへ組み込む機能など、組織の実態に合わせた柔軟な設定が行えます。Google Workspaceの組織情報と連携しているため、人事異動や組織改編時も、Google側の情報更新だけで反映される仕組みです。
スマートフォンやタブレットに対応しており、外出先やテレワーク中でも申請・承認を進められます。承認時にはコメント入力や差し戻し、回覧などの操作が行え、メールや口頭でのやり取りを削減。承認者の不在による意思決定の停滞を防ぎます。
「回覧機能」の画面イメージです。承認が完了した申請内容や社内周知したい情報を、指定したユーザー・グループへ回覧し、確認状況やコメントを一覧で確認できます。
国内外でアパレルを販売するビームスでは、10年以上オンプレミス型のワークフローシステムを利用していましたが、管理工数の多さが課題となっていました。申請書類の新規作成や修正は一部の担当者に属人化し、人事異動のたびに承認経路の設定変更が必要な状況です。
その変更への対応時はシステム停止を伴うこともあり、運用面での負担が徐々に蓄積していました。
rakumo ワークフロー導入後は、申請書を現場で作成できるようになり、属人化しない仕組みを構築。申請書類の作成工数は、従来の約5分の1に短縮されました。
人事異動時に必要だった承認経路の設定変更も、Google Workspaceとの連携により短時間で完了。システム停止期間は3日から1日へと短縮され、スマートフォンからの承認にも対応したことにより、外出中でも決裁が進みやすくなりました。
ウエディングのクチコミサービスを手掛けるウエディングパークでは、セキュリティやコンプライアンス強化を目的としたインフラ再編を機に、グループウェアの見直しを実施。
その後は親会社のワークフローを利用していましたが、大規模な稟議を前提とした仕様が中心で、部署間の依頼や日々の申請業務には適していない点が課題となっていました。
rakumo ワークフロー導入後は、申請内容に応じて複数のワークフローを使い分けられるようになり、部署間の依頼や各種申請をスムーズに処理できる環境を構築しています。
Google Workspaceのアカウントをそのまま利用できるため、アカウント管理の手間が増えにくく、導入時の社員教育も最小限で本格稼働へ移行。法務関連の申請やシステム依頼、独自制度に関する申請なども無理なく電子化され、申請業務を滞りなく回せる体制が整いました。
株式会社Mでは、オンプレミス型グループウェアの容量不足や管理負荷、外出先で作業できない点などの課題を解消するため、rakumo ワークフローを導入しました。導入後は、社内で申請書のカスタマイズや承認ルート設定を行いやすくなったうえ、外出先からの承認にも対応が可能に。捺印や回覧の負担も減らしあがら、申請・承認のスピード化につなげています。
参照元：rakumo公式HP（https://rakumo.com/casestudy/meisui/）
（前略）rakumoワークフローについては、必要にして十分な機能を備えていると思います。以前のシステムではできなかった案件を鑑みてのルート構築ができる様になりました。また過去案件の検索も早くなっており繰り返しの稟議申請などは、過去分の関連掲載、コピー申請が簡単になっています。（後略）
他のシステムでもワークフローの利用はしていたが、いくら慣れても直感的な反応ができないシステムで、rakumoはその点画面構成が整理されており、新規申請がしたいのか、過去の稟議を見返したいのかなど、自分のやりたいことに対して押すべきボタンが明確で悩むことがない。また承認者においても、いつ承認が回ってくるか、承認予定で確認ができ、このようなボタンがあるシステムは他にはなく便利である。（後略）
承認者の設定が細かくできる。 未承認者にはリマインドメールが届くので 承認漏れをすることがない。 申請者が承認者を選ぶこともできる。（後略）
過去の申請から、コピー申請（しかも承認経路も含めすべて）が出来るのが非常に使いやすい。 あと全体的に見やすい。（中略）楽に申請が出来るので、非常に時短作業が出来、効率的に業務が行えていると感じる。 スマホでのUIもちゃんとしているので移動中にスマホでも確認しやすい。（後略）
引用元：ITトレンド（https://it-trend.jp/workflow/11405/review/150445）
申請、承認といった一連の流れを紙ではなくデジタルで行えステータス確認も可能なため今どこで誰がを可視化できる。作成者、申請側、承認側の負担軽減の効果が見られる。（中略）承認してもらうための不要な出社がなくなりました。（後略）
引用元：ITトレンド（https://it-trend.jp/workflow/11405/review/168232）
ワークフローシステムは、使っているグループウェア・業務フロー・働き方に合わないと、連携が出来なかったり、承認ルートが更新されなかったりと、運用が回らなくなります。そのため、自社の環境や利用の仕方に合った製品選びが不可欠です。
以下の記事では、Google/M365連携、経理一体化、ノンデスク対応など、要件別におすすめのクラウドワークフローシステムを掲載しているので、ぜひ選定の参考にしてください。
申請・承認業務を電子化するワークフロー単体のプランです。Google Workspace環境での利用を前提とし、申請書作成、承認ルート設定、モバイル対応、通知機能などを活用できます。
ワークフローに加え、カレンダー、ボード、コンタクトをまとめて利用できるパッケージプランです。申請・承認業務だけでなく、予定共有や社内掲示、社員情報などの共有もできます。
rakumoシリーズの全製品をまとめて導入できるパッケージプランです。ワークフロー、カレンダー、ボード、コンタクトに加え、キンタイ、ケイヒも利用可能。申請・承認、勤怠管理、経費精算などをまとめて管理できます。
※1ユーザーあたりの税抜金額
※契約の際は12ヶ月単位での契約が必要
※参照元：rakumo公式HP（https://rakumo.com/price/）
サポートサイトが用意されており、スタートガイドや操作マニュアル、申請書テンプレートを確認しながら自社で設定・運用を進められます。よくある質問も掲載されており、申請書の管理方法や申請経路の変更手順などをサイト内で確認できます。
rakumo ワークフローは、Google Workspace環境を前提に、申請・承認業務を無理なく整理できるクラウドワークフローです。操作が直感的で現場に浸透しやすく、申請内容や承認ルートの管理も複雑になりにくいのが特徴。そのため、現場と情報システム部門の双方に負担をかけず、運用したい企業に向いています。
以下の記事では、他にもクラウドワークフローシステムを紹介しています。評判も合わせて一覧で見られるので、ぜひ参考にしてください。
| 企業名 | rakumo株式会社 |
|---|---|
| 公式HP | https://corporate.rakumo.com/ |
| 本社所在地 | 東京都千代田区麹町3-2 垣見麹町ビル6F |
「グループウェアとの連携が前提」「経理含めた業務フローの一体化」「ノンデスク環境対応」といった要件別に、 クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Google Workspace・Microsoft 365と高度に連携し、SSOや組織・役職情報の自動同期を実現。人事異動が発生しても承認ルートが自動反映されるため、ひとり情シスでも無理なく運用を維持できる。
承認後の申請内容を自動でスプレッドシートやSharePointへ反映し、PDF・添付ファイルも所定フォルダへ自動保管。台帳更新や仕分け作業が不要になり、確認漏れや転記ミスを減らせる。
バックオフィスをまるごと自動化する思想のもと設計されたシステムで、購買申請・稟議・支払・経費精算を分断させずに自動化。情報が相互に紐づくため、確認・照合・転記といった手間が削られる。
AI OCRにより、紙やPDFの読み取りから科目・税率の自動判定までに対応。
インボイス制度や電帳法への準拠項目も自動処理されるため、法対応や監査に耐えうる運用を、追加業務なく実現。
LINE WORKS・Slack・Teamsなどのチャットアプリと連携し、スマホへの通知から承認までをアプリ内で完結。ワークフローシステムへのログインが不要で、スムーズな決裁につながる。
ログイン不要のフォーム公開機能により、アルバイトや外部スタッフなど、アカウントがない方も申請可能。※オプション
スタッフ数が多い環境でも個別のアカウント発行が不要となり負担を軽減。