グルージェントフローは、Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携し、少人数体制のIT・情報システム部門における運用負荷の軽減を支援するクラウドワークフローシステムです。本ページでは、評判や主な特徴、導入事例を紹介します。
Google WorkspaceやMicrosoft 365などのグループウェアと連携でき、SSO（シングルサインオン）に対応しています。普段利用している社内アカウントのままログインできるため、利用者・管理者共にアカウント管理の負担を増やさずに導入できる点がメリットです。
さらに、グループウェア側で定義した組織階層組織を自動同期でき、毎日指定した時刻に最新の組織情報が取り込まれるため、異動や入退社があってもシステム側で承認者が自動で入れ替わります。管理者が承認ルートの担当者を都度メンテナンスする必要がなくなり、組織改編時の情報更新作業を大幅に削減。少人数の情シス・管理部でも、最新の組織に合わせたワークフロー運用が保てます。
グルージェントフローはkintoneとの双方向データ連携に対応しているため、kintone上の情報を申請フォームへ自動で引き継ぐことが可能です。取引先名や担当者名、商品情報などを手入力する手間が省けるため、入力漏れや転記ミスの発生防止につながるでしょう。
また、承認されたデータをkintoneアプリへ自動反映させる運用も可能です。申請時、承認時、決裁時といったデータ連携のタイミングは業務内容に合わせて細かく調整できます。
なお、この便利なkintone連携機能は、ビジネスプランおよびプレミアムプランの契約者向けに提供されている点に留意しておきましょう。
申請者が操作する画面ではExcelやWordの帳票をそのままコピー＆ペーストしてレイアウトを再現することが可能。見慣れた書類の見た目をそのまま画面上に表現できるため、ITシステムに不慣れな社員が多い現場でも混乱を抑えやすく、導入後の定着にもつながります。
さらに、100種類以上のテンプレートが標準で用意されているため、稟議や人事、経費精算など幅広い業務に対応できます。テンプレートをベースに自社向けの調整や独自の計算式の追加も容易で、特殊な運用や複雑なルールがある企業でもスムーズにシステム化することができます。
公式Webサイトでは、オンラインでの無料デモンストレーションが提供されています。実際のシステム画面を見ながら、申請から承認に至る一連の流れや、申請フォーム作成時の操作感を確認することが可能です。また、実際に自分でツールを操作できるデモ環境も用意されています。
導入を検討するにあたり、画面構成や具体的な操作手順を事前に把握しておきたい企業は、サイオステクノロジー株式会社へ無料デモを依頼してみてください。
組織・役職情報をもとに、企業独自の承認経路を柔軟に設定できます。金額や申請内容による条件分岐、合議制、役職指定による承認などにも対応。
複雑な承認フローを自動化することで、申請者の確認漏れや設定ミスの防止につながります。
パソコンのブラウザに加え、スマートフォンにも最適化されたマルチデバイス対応です。
申請や承認の場所を選ばず利用でき、通知をタップすればタスク画面へ遷移。ボタン操作だけで承認が完了し、ワークフローの停滞を防ぎます。
申請データはExcelやスプレッドシートへ出力できるほか、APIを通じた外部システム連携にも対応しています。
電子契約やチャット通知、Google Workspace・Microsoft Teamsとの連携により、申請後の業務まで含めた一連の流れを効率化。部門やシステムをまたぐ業務を統合する場面でも活用されています。
申請書テンプレートの一覧画面と、選択したテンプレートのプレビュー画面です。稟議書や申請フォームなど、100種類以上※のテンプレートが用意されています。
ジュエリーの製造・販売を手がけるGSTVでは、従来の経費精算システムで柔軟な条件分岐が行えず、対応できないフローを紙での「スタンプラリー」形式で処理していました。
さらに、システムごとに社員情報が分散しており、入退社や異動のたびに経費精算・安否確認・ポータルと、3つのシステムへ手入力が必要な状態であったことも課題。こうした運用が、管理部門の負担になっていました。
グルージェントフローとMicrosoft 365、さらにPower Automateを連携させることで、承認済みの申請データを自動的に社員マスターへ同期する仕組みを構築。手作業による転記や更新が不要になりました。
その結果、これまで1件あたり約1時間を要していた入退社・IT関連の申請業務は、月間で約15時間の工数削減につながっています。従来の、紙による「スタンプラリー」文化も廃止されました。
GMOフィナンシャルゲートでは、コロナ禍をきっかけにフルリモートワークへ移行する中で、稟議や申請の電子化を急ピッチで進めました。しかし、ワークフローに特化した仕組みではなかったため、検索性の低さやカスタマイズ性・拡張性の不足が顕在化。
過去の稟議を探すのに手間がかかる、承認プロセスが分かりにくいといった不満が現場から上がり、内部統制や情報管理の観点でも課題を抱える状況となっていました。
現場の声をもとに、検索性・権限管理・連携性など7つの基準を設定し、グルージェントフローを採用。Microsoft 365やMicrosoft Entra ID（旧Azure Active Directory）と連携することで、役職ベースで承認権限を管理できるようになり、アカウント管理や権限棚卸しの負担が抑えられました。
あわせて、承認プロセスの可視化や過去稟議の検索性が向上し、内部監査対応における工数やコストも削減。システム選定の段階から現場の意見を反映したことで、社内への説明や定着も円滑に進んでいます。
紙の書類を郵送して決裁者の確認を待つといった従来の手法では、手続きに時間がかかるうえに、外出先や出張先から決裁できないことがO株式会社における課題でした。
グルージェントフローの導入後は、場所を選ばずに社外からも申請・決裁状況を確認できる環境となったため、複数の決裁者が関与するような複雑な稟議であっても、わずか1日で完了するケースが増えるなど、大幅な業務スピードの改善につながっています。
Microsoft 365やGoogle Workspaceとのアカウント連携をすることで、Gluegent Flow上でアカウント登録することなく、利用することが出来るのは登録の手間もかからず便利。クラウド型なので、場所、端末を選ばず、申請承認することが出来るため、出先であっても滞りなく申請承認フローが進む。（後略）
（前略）印刷して紙で運用していたフォーマットをGoogleドキュメントを移行すれば、見た目も変わらず、Gluegent Flow上で利用が出来るため、ユーザー側から見ても申請方法がわかりやすい。（後略）
申請の進捗確認や完了、否認時などの通知も分かりやすく、見落とすことがない。UIも分かりやすくマニュアル無しで利用ができる。（後略）
Microsoft365との連携ができることが最も良い点と思います。ワークフローの結果などをエクセルで一覧表に出力したりできるので、社内でシステムに不慣れな人がいても慣れているインターフェイスで結果を一覧で確認できます。（後略）
既に導入していたGoogle Workspaceとのアカウント連携を行うことで事前準備が必要なく利用開始出来たことは大きい。Googleドキュメントを申請書のベースとして利用出来るため、必要な部署・人に申請書フォーマットをお任せすることが出来るのは設定者側からしてありがたかった。（後略）
クラウドワークフローシステムは、導入する環境によって選ぶべき製品が変わってきます。現場の負担を増やさずに紙やExcel運用から脱却したい、経理のワークフローと一気通貫させたい、スマートフォンだけで完結させたいなど現場によってニーズは異なるもの。
以下の記事では、導入要件別におすすめのクラウドワークフローシステムを掲載しています。システム選定のお役に立つ情報も紹介していますので、ぜひご覧ください。
基本的な申請・承認ワークフロー機能を備えたプランです。フォーム作成、承認経路の設計、ファイル添付、全文検索、メール通知、ブラウザ通知などに対応しています。Google WorkspaceまたはMicrosoft 365と連携しながら、紙やメールで行っていた申請業務をクラウド化したい企業に向いています。
ベーシックプランの機能に加え、AIユーザーアシスト、付箋、kintone連携、LINE WORKS通知、Chatwork通知、Slack通知、自動処理、路線検索、電子契約サービス連携などを利用できます。外部システムと連携しながら、申請後の業務まで含めて効率化したい企業に適したプランです。
ビジネスプランの機能に加え、Microsoft 365連携版ではTeamsリソース管理機能なども利用できます。大規模な組織で運用したい企業、または、より広い範囲で外部システム連携を活用したい企業向けのプランです。
申請フォームや承認フローの作成方法、Microsoft 365やGoogle Workspaceとの連携など、導入前・導入時に生じやすい疑問を専門チームが伴走型でフォローします。インストール支援や運用方法の相談にも対応しており、基本的な問い合せは回数制限がなく、追加費用も発生しません※。
グルージェントフローは、Google WorkspaceやMicrosoft 365など、現場ですでに使われているグループウェアと高い親和性を持つシステムです。新たなアカウント管理や複雑な操作を増やさずに導入できるため、現場の混乱を抑えた運用がしやすくなります。
JavaScriptによる柔軟なカスタマイズにより、紙やExcelのフォーマットを再現した申請画面を用意することも可能。業務フローや見た目を大きく変えずに移行できる点は、ITシステムに抵抗感のある現場にとっても受け入れやすい要素といえます。
以下の記事では、他にもクラウドワークフローシステムを紹介しています。評判も合わせて一覧で見られるので、ぜひ参考にしてください。
| 企業名 | サイオステクノロジー株式会社 |
|---|---|
| 公式HP | https://sios.jp/ |
| 本社所在地 | 東京都港区南麻布2-12-3 サイオスビル |
「グループウェアとの連携が前提」「経理含めた業務フローの一体化」「ノンデスク環境対応」といった要件別に、 クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Google Workspace・Microsoft 365と高度に連携し、SSOや組織・役職情報の自動同期を実現。人事異動が発生しても承認ルートが自動反映されるため、ひとり情シスでも無理なく運用を維持できる。
承認後の申請内容を自動でスプレッドシートやSharePointへ反映し、PDF・添付ファイルも所定フォルダへ自動保管。台帳更新や仕分け作業が不要になり、確認漏れや転記ミスを減らせる。
バックオフィスをまるごと自動化する思想のもと設計されたシステムで、購買申請・稟議・支払・経費精算を分断させずに自動化。情報が相互に紐づくため、確認・照合・転記といった手間が削られる。
AI OCRにより、紙やPDFの読み取りから科目・税率の自動判定までに対応。
インボイス制度や電帳法への準拠項目も自動処理されるため、法対応や監査に耐えうる運用を、追加業務なく実現。
LINE WORKS・Slack・Teamsなどのチャットアプリと連携し、スマホへの通知から承認までをアプリ内で完結。ワークフローシステムへのログインが不要で、スムーズな決裁につながる。
ログイン不要のフォーム公開機能により、アルバイトや外部スタッフなど、アカウントがない方も申請可能。※オプション
スタッフ数が多い環境でも個別のアカウント発行が不要となり負担を軽減。