ジョブカンワークフローは、稟議や申請承認といった社内手続きをクラウド上で完結できるワークフローシステムです。紙やExcelによる管理からの脱却を支援、スマートフォン承認などを通じて意思決定のスピード向上に寄与します。
本記事では、ジョブカンワークフローの評判や主な特徴、機能について整理して紹介します。
独自の申請書フォーマット作成や、金額・役職に応じた承認ルートの分岐設定に対応しています。複雑な社内規定をシステム上で再現できるため、現場が迷わず、正しい経路で申請を進めやすくなります。
代理承認機能も備えており、承認者不在時の例外対応もスムーズ。現在の運用ルールを大きく変えずに、紙からデジタルへの移行を進められる点も特徴です。
高機能でありながら、設定・運用のしやすさが評価されている点もジョブカンならでは。50種類以上のテンプレート、直感的に組める承認ルート、変更しやすいフォーム設計などにより、“システムが複雑で使われなくなる”問題を回避。
IT担当者への負荷を最小限にしながら、現場が自走できるワークフロー運用を定着させます。
自社独自の申請書フォームを、ドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作で作成可能。必須項目の指定や入力説明文の記載にも対応しているため、申請時の記載ミスや記入漏れを防ぎやすく、差し戻し対応の手間軽減につながります。
組織図に基づいた承認ルートの設定に加え、金額や条件に応じた自動分岐にも対応しています。さらに、承認者が不在の場合に備えた代理承認機能も搭載。社内ルールを反映しながら承認フローの停滞を防ぎます。
申請データはクラウド上に蓄積され、キーワードや日付を軸に検索することが可能です。監査対応や業務分析が必要な場面ではCSV形式での出力にも対応しており、紙管理に伴うファイリング作業からの脱却を後押しします。
申請・承認が一覧で見え、処理状況を確認しながら操作できます。
北海道テレビ放送（HTB）では、一部を除き稟議などの申請を紙中心で運用していました。出張や放送業務などでデスクにいない部署も多く、紙の申請書は回覧が滞り、承認まで1ヶ月近くかかるケースもあったといいます。
また、申請書のフォーマットが部署・担当者ごとに異なり、管理が煩雑で紛失リスクもあったとのこと。承認経路の自由度が低い、通知が分かりにくい、社外から処理できないといった点も、従来運用における課題でした。
ジョブカンワークフロー導入後は、これまで紙や別システムで管理していた申請を一本化。出張・テレワーク中でもスマホから承認できる環境が整い、承認待ちによる滞留を抑えられるようになりました。
承認状況を一覧で把握できるようになったほか、メール通知によって申請の見逃しも減少。紙の回覧が減ったことで、申請・承認にかかる時間とコストの削減につながっています。
北海道農業協同組合中央会では、会内稟議や報告などを紙ベースで運用しており、押印後のファイリングや穴あけ作業、書庫への移動、廃棄といった工程が毎年の文書整理における大きな負担となっていました。
コロナ禍で自宅待機などが発生した際には、紙回覧だと業務が滞りやすくなり、ワークフロー導入の必要性が一層高まったといいます。
ジョブカンワークフロー導入後は、場所を問わず承認できる環境が整い、決裁の迅速化を実感できるようになりました。スマートフォンで撮影した書類をそのまま添付・提出できる点も、既存の業務フローに合致しています。
その結果、紙の文書が大幅に減少し、新規の文書発生量（保存量）を約80％削減する成果につながりました。
（前略）ルート設定を個人だけでなく役職等に紐づけることが可能なため、人事異動があった際の承認ルートの変更が格段に楽になった。
またIP制限の機能があることによりセキュリティの安全もある程度確保しつつ、迅速な承認作業がオンラインで可能となった。
直感的に操作できる画面設計でありスマホでも申請や承認が可能になるなど、申請・承認業務をクラウド上で効率化できます。またジョブカンシリーズでの連携が非常にスムーズで情報の一元管理が簡単になる点も良いですね。（後略）
（前略）主に中小企業をターゲットとして作られていると思いますが、大企業でも十分利用できる仕組みだと思います。当社は今後も引き続き利用し続けると思います。
利用している申請の例は、稟議書、ID作成依頼、システム作成依頼、変更届、入退社届、PC設定依頼、修理依頼など、大変多岐にわたっています。（後略）
ワークフローシステムは、使っているグループウェア・業務フロー・働き方に合わないと、連携が出来なかったり、承認ルートが更新されなかったりと、運用が回らなくなります。そのため、自社の環境や利用の仕方に合った製品選びが不可欠です。
以下の記事では、Google/M365連携、経理一体化、ノンデスク対応など、要件別におすすめのクラウドワークフローシステムを掲載しているので、ぜひ選定の参考にしてください。
ワークフロー単体プランは月額330円（税込）で、申請や承認、データ保管まで無制限に利用可能です。コストを抑えて電子化したい企業に向いています。経費精算機能も統合したい場合は、セットプランが月額660円（税込）で提供されています。（※最低利用料金などの条件は別途ご確認ください）
導入時の初期設定や運用ルールの整理に不安がある場合でも、メール・チャット・電話によるサポートを利用できます。
無料トライアル期間中も相談が可能なため、自社の運用に合うかを確認しながら検証を進められます。
ジョブカンワークフローは、稟議・申請承認をクラウド上で完結できるワークフローシステムです。承認状況の可視化やスマートフォン承認により、決裁者の不在や出張が多い環境でも承認待ちの滞留を抑え、意思決定の迅速化につながります。
金額・役職に応じた承認経路の分岐や代理承認など、社内ルールに沿った運用設計にも対応。紙やExcel中心で運用してきた申請業務を置き換える際も、現場の手間を増やしにくく、運用ルールを大きく崩さずに電子化を定着させたい企業に適しています。
以下の記事では、他にもクラウドワークフローシステムを紹介しています。利用者からの評判も合わせて一覧で確認できるので、ぜひ参考にしてください。
| 運営会社 | 株式会社DONUTS |
|---|---|
| 公式サイト | https://www.donuts.ne.jp/ |
| 本社所在地 | 東京都渋谷区代々木2-2-1 小田急サザンタワー8F |
「グループウェアとの連携が前提」「経理含めた業務フローの一体化」「ノンデスク環境対応」といった要件別に、 クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Google Workspace・Microsoft 365と高度に連携し、SSOや組織・役職情報の自動同期を実現。人事異動が発生しても承認ルートが自動反映されるため、ひとり情シスでも無理なく運用を維持できる。
承認後の申請内容を自動でスプレッドシートやSharePointへ反映し、PDF・添付ファイルも所定フォルダへ自動保管。台帳更新や仕分け作業が不要になり、確認漏れや転記ミスを減らせる。
バックオフィスをまるごと自動化する思想のもと設計されたシステムで、購買申請・稟議・支払・経費精算を分断させずに自動化。情報が相互に紐づくため、確認・照合・転記といった手間が削られる。
AI OCRにより、紙やPDFの読み取りから科目・税率の自動判定までに対応。
インボイス制度や電帳法への準拠項目も自動処理されるため、法対応や監査に耐えうる運用を、追加業務なく実現。
LINE WORKS・Slack・Teamsなどのチャットアプリと連携し、スマホへの通知から承認までをアプリ内で完結。ワークフローシステムへのログインが不要で、スムーズな決裁につながる。
ログイン不要のフォーム公開機能により、アルバイトや外部スタッフなど、アカウントがない方も申請可能。※オプション
スタッフ数が多い環境でも個別のアカウント発行が不要となり負担を軽減。