Microsoft（マイクロソフト）とワークフローシステムの連携メリットや事例

Microsoft 365とワークフローシステムを連携させることで、承認スピードの向上や、管理業務の負担軽減といったメリットがあります。本記事では、連携するメリットや活用パターン、活用事例などをまとめました。

Microsoft 365とワークフロー
システムを連携するメリット

申請から承認までMicrosoft 365内
で完結できる

TeamsやOutlookなど、使い慣れたMicrosoft 365上で申請や承認、差し戻しを完結できる点がメリットです。別システムへログインする必要がなく、操作に迷うこともないためスムーズな定着を狙えます。

承認者にとっては、日常的に利用するツールへ通知が届くため、申請に気づきやすくなることも利点。確認漏れや対応の遅れが減り、申請から承認完了までの時間短縮につながります。

Entra ID連携で権限管理を
一本化できる

情報システム部門にとって負担となるのが、入退社や組織変更に伴うID・権限のメンテナンスです。ワークフローシステムとMicrosoft Entra ID（旧Microsoft Azure AD）を連携することで、社員情報や組織図を同期できます。

両方のシステムでマスタを更新する、「二重管理」の手間が削減される点がメリットです。ワークフロー側の承認権限やルートも自動で切り替わるため、設定漏れも防げます。

Microsoft 365内のデータを
ワークフローに取り込める

Microsoft 365で作成・保存しているファイルや情報を、そのままワークフロー申請に利用できます。

SharePointに保存した見積書を自動で申請に添付したり、Excelに入力した金額や取引先情報を申請フォームへ反映したりすることが可能。入力や添付の手間を減らし、申請ミスや作業のやり直しを防ぎます。

Microsoft 365とワークフロー
システムの連携でできること

• Microsoft Entra IDによるシングルサインオン（SSO）
• SharePointに保存されたファイルの自動添付・連携
• Microsoft 365のユーザー・組織情報を承認ルートへ反映
• Microsoft 365単体では弱い承認管理・統制の補完

ワークフローシステムとMicrosoft 365を連携することで、普段使っているMicrosoft Entra IDでシングルサインオン（SSO）ができます。システムにログインすることなく、シームレスに遷移できる点がメリット。SharePointにあるファイルも自動で添付・連携でき、申請時の書類準備もスムーズです。

システムにはMicrosoft 365のユーザー・組織情報を承認ルートに反映できるため、人事異動ごとのメンテナンス負担を軽減。Microsoft 365だけでは難しい承認管理を補完でき、内部統制の強化にもつながります。

Microsoft 365とワークフロー
システムの連携パターン

【パターン1】Teamsで通知・承認/
管理は外部ワークフロー

申請が行われるとTeamsのチャットに通知が届き、承認者はリンクを開くだけ、あるいはTeams上でそのまま承認ボタンを押して決裁を完了できます。外出先でもスマートフォンから対応できるため、申請から承認までの時間短縮につながる点がメリットです。

【パターン2】SharePointに
ファイルを保存/自動でワークフロー
申請

PDFの請求書をSharePointの指定フォルダにアップロードすると、それをトリガーにして自動的にワークフローの下書き作成や申請が行えます。手動でシステムを立ち上げる必要がなく、申請漏れ防止や定型的な申請業務の自動化に活用可能です。

【パターン3】Entra IDの権限を
そのままワークフローに反映させる

Microsoft Entra ID（旧Microsoft Azure AD）の部署・役職情報をワークフローに連携し、承認ルートへ自動反映するパターンです。組織変更が発生しても設定変更の手間が少なく、更新された組織情報で承認フローを維持できます。情報システム・管理部門の負担軽減につながる活用方法です。

連携事例

連携でマスタ更新を自動化、
月約15時間の工数を削減

ジュエリー販売を行うGSTVでは、人事異動や入退社のたびに複数システムへ社員情報を手入力していました。グルージェントフローとMicrosoft 365（Power Automate）を連携することで、ワークフローの承認完了をトリガーにマスタや他システムへの登録作業を自動化。月間約15時間の工数削減に成功した事例です。

Teamsと連携することで
承認リードタイムを短縮

ソフトウェアテスト事業を手がけるSHIFTでは、組織の急拡大に伴い、承認の停滞やメンテナンス負荷が課題となっていました。kickflowを導入し、全社員が日常的に利用するTeamsと連携。申請内容がチャットとして直接届くことで検知が早くなり、承認リードタイムの短縮につながった事例です。

業務の入口を一本化して
二重管理を解消

社会インフラと産業を支える明電舎では、社員8,000名が利用するグループウェアとしてGaroonを採用。Microsoft 365と連携してGaroonのポータル画面上にOutlookの新着メールやOneDriveのファイルを表示させることで、業務の入り口を一本化しました。スケジュールの二重管理も解消し、使いやすさと機能性を両立させた事例です。