Microsoft 365とワークフローシステムを連携させることで、承認スピードの向上や、管理業務の負担軽減といったメリットがあります。本記事では、連携するメリットや活用パターン、活用事例などをまとめました。
TeamsやOutlookなど、使い慣れたMicrosoft 365上で申請や承認、差し戻しを完結できる点がメリットです。別システムへログインする必要がなく、操作に迷うこともないためスムーズな定着を狙えます。
承認者にとっては、日常的に利用するツールへ通知が届くため、申請に気づきやすくなることも利点。確認漏れや対応の遅れが減り、申請から承認完了までの時間短縮につながります。
情報システム部門にとって負担となるのが、入退社や組織変更に伴うID・権限のメンテナンスです。ワークフローシステムとMicrosoft Entra ID（旧Microsoft Azure AD）を連携することで、社員情報や組織図を同期できます。
両方のシステムでマスタを更新する、「二重管理」の手間が削減される点がメリットです。ワークフロー側の承認権限やルートも自動で切り替わるため、設定漏れも防げます。
Microsoft 365で作成・保存しているファイルや情報を、そのままワークフロー申請に利用できます。
SharePointに保存した見積書を自動で申請に添付したり、Excelに入力した金額や取引先情報を申請フォームへ反映したりすることが可能。入力や添付の手間を減らし、申請ミスや作業のやり直しを防ぎます。
ワークフローシステムとMicrosoft 365を連携することで、普段使っているMicrosoft Entra IDでシングルサインオン（SSO）ができます。システムにログインすることなく、シームレスに遷移できる点がメリット。SharePointにあるファイルも自動で添付・連携でき、申請時の書類準備もスムーズです。
システムにはMicrosoft 365のユーザー・組織情報を承認ルートに反映できるため、人事異動ごとのメンテナンス負担を軽減。Microsoft 365だけでは難しい承認管理を補完でき、内部統制の強化にもつながります。
申請が行われるとTeamsのチャットに通知が届き、承認者はリンクを開くだけ、あるいはTeams上でそのまま承認ボタンを押して決裁を完了できます。外出先でもスマートフォンから対応できるため、申請から承認までの時間短縮につながる点がメリットです。
PDFの請求書をSharePointの指定フォルダにアップロードすると、それをトリガーにして自動的にワークフローの下書き作成や申請が行えます。手動でシステムを立ち上げる必要がなく、申請漏れ防止や定型的な申請業務の自動化に活用可能です。
Microsoft Entra ID（旧Microsoft Azure AD）の部署・役職情報をワークフローに連携し、承認ルートへ自動反映するパターンです。組織変更が発生しても設定変更の手間が少なく、更新された組織情報で承認フローを維持できます。情報システム・管理部門の負担軽減につながる活用方法です。
ジュエリー販売を行うGSTVでは、人事異動や入退社のたびに複数システムへ社員情報を手入力していました。グルージェントフローとMicrosoft 365（Power Automate）を連携することで、ワークフローの承認完了をトリガーにマスタや他システムへの登録作業を自動化。月間約15時間の工数削減に成功した事例です。
ソフトウェアテスト事業を手がけるSHIFTでは、組織の急拡大に伴い、承認の停滞やメンテナンス負荷が課題となっていました。kickflowを導入し、全社員が日常的に利用するTeamsと連携。申請内容がチャットとして直接届くことで検知が早くなり、承認リードタイムの短縮につながった事例です。
社会インフラと産業を支える明電舎では、社員8,000名が利用するグループウェアとしてGaroonを採用。Microsoft 365と連携してGaroonのポータル画面上にOutlookの新着メールやOneDriveのファイルを表示させることで、業務の入り口を一本化しました。スケジュールの二重管理も解消し、使いやすさと機能性を両立させた事例です。
Microsoft 365とワークフローシステムの連携は、Teamsでの承認やEntra IDによる情報更新の自動化など、現場と管理部門双方にメリットをもたらします。ただし、ワークフローシステムは機能が豊富であれば正解、価格が安ければ正解というものではありません。
重要なのは、導入する環境や要件に適しているかどうかです。例えば、社員がシステムに抵抗感を持っている場合は「操作のシンプルさ」を優先すべきケースもあるでしょう。社員のITリテラシーやフローの複雑さなど、自社の導入要件に合ったワークフローシステムを選定してください。
以下の記事では、Google/M365連携、経理一体化、ノンデスク対応など、要件別におすすめのクラウドワークフローシステムを掲載しています。比較・検討の材料としてお役立てください。
「グループウェアを活かし台帳への転記を減らしたい」「紙・Excelの申請を現場で電子化・改善したい」「PCを常時使わない現場で申請・承認を進めたい」といった要件別に、クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Microsoft 365やGoogle Workspaceで使っているアカウントでシングルサインオンすることが可能で、また各サービスのグループ情報も組織情報として活用できます。ワークフロー側でユーザーや部署を別途登録・更新する手間が減るため、少人数の情シスでもID管理を一本化しやすくなります。
Microsoft 365と連携すれば申請データをExcelへ、Google Workspaceと連携すればスプレッドシートへ自動で追記できます。稟議の管理台帳や備品の管理簿を1件ずつ手入力で更新する手間を省けるため、更新漏れや転記ミスの防止にもつながります。
申請フォームに入力された項目から、台帳に必要なデータを選んで出力できます。出力するタイミングは申請時や決裁時など、承認経路に合わせて設定可能です。承認後に担当者が転記したり、集計用にデータを整え直したりする手間を抑えられます。
紙で運用していた稟議書や申請書のExcelファイルをアップロードし、入力する箇所にパーツを設定することでWebフォームを作成できます。罫線や項目の配置など、使い慣れた書式を活かしながら電子化できるため、申請書を一から作り直す負担を抑えられます。
承認経路は、承認者や確認者、金額などに応じた分岐条件を画面上に配置していくことで設定できます。プログラミングの知識がなくても社内の決裁ルールに沿ったワークフローを組み立てられるため、専門的な開発を前提とせず段階的に電子化を進められます。
部署ごとに設定権限を持つ担当者を配置し、申請フォームや承認経路の変更を任せる運用が可能です。項目の追加や承認者の見直しが必要になっても現場で内容を確認しながら調整できるため、情シス部門への修正依頼が集中する状況を抑制できます。
承認依頼や申請の進捗がSlackに届き、担当者あての通知に表示されるボタンから承認や差し戻し、却下を行えます。承認のたびにワークフローの画面を開く手間が減り、移動中や作業の合間でも手早く対応できるため、承認待ちによる停滞を抑えられます。
スマートフォンのブラウザから申請・承認を行えるため、外出先や移動中でも手続きを進められます。現場で申請が必要になった際も、事務所のPCに戻るまで作業を待つ必要がありません。ホーム画面に追加すればアプリのように起動できるため、常時PCを使うわけではない従業員の利用にも対応できます。
申請や承認などの通知を、Chatworkのあらかじめ指定したルームへ送ることができます。日頃からChatworkで連絡を取り合っている職場なら、承認依頼などに気づきやすくなるでしょう。承認や差し戻しは、通知を確認したうえでkickflowの画面から行います。