電子印鑑の利便性を活かし、紙の決裁フローをそのままデジタル化できるShachihata Cloud。この記事では、Shachihata Cloudの柔軟な承認ルート機能や、クラウドワークフローの導入によって決裁スピードを劇的に改善した医療機関の事例などをご紹介しています。
電子印鑑とワークフローを一体化させ、画面上の書類に直接「捺印」するスタイル。押印位置の指定や「ふせん」によるコメント付与など、紙の決裁に近い直感的な作業感覚のままスムーズに業務をデジタル化できます。
承認機能だけでなく、改正電子帳簿保存法に対応した文書管理機能と連携できる点も大きな特徴。申請・承認から長期保存までをクラウド上で一気通貫で行えるため、バラバラになりがちな管理業務が一元化します。
公式Webサイトでは、システムの使い勝手を事前に検証できる15日間の無料トライアルが案内されています。トライアル期間中は、実際の業務に即した使用感を確認できるだけでなく、一部の有料オプション機能まであわせて試すことが可能です。登録できるユーザー数に制限が設けられていないため、チームや部門全体で実際の運用イメージを共有・確認することもできます。
申し込み後は担当の営業スタッフから連絡が入り、サポートを受けながらアカウントを作成して利用を開始。単なる操作説明にとどまらず、社内向けの説明資料や導入に必要な稟議書の作成支援といった手厚いサポートも受けられます。
申請者が状況に応じて承認ルートを個別に設定できるほか、管理者が固定した正規のルートのみを許可する運用も可能です。企業のルールに合わせたクラウドワークフローを柔軟に構築できます。
現在、誰が書類を確認しているのか、その回覧状況をひと目で把握できます。承認の停滞を未然に防ぐことができるため、紙運用で起こりがちだった「書類がどこにあるかわからない」という不安も解消されるでしょう。
PCはもちろん、専用のスマホアプリからも申請や承認が可能です。出張中やテレワーク時でも、手元のデバイスから印影を確認して承認作業が行えるため、意思決定のスピードを止めることがありません。
電子印鑑を書類に捺印するShachihata Cloudならではの直感的なワークフロー画面。実物の印影が並ぶ画面構成だからこそ、デジタル化への心理的なハードルも低減するでしょう。
電子カルテの導入など院内のICT化が進む一方で、決裁業務は依然として紙のままだったS病院。幹部職員が出張などで席を外すたびに承認が数日間停滞してしまい、業務スピードの低下が大きな課題となっていました。
導入後は、PC操作に不慣れな職員でも迷わず扱える操作性が高く評価され、既存のWordやExcel資産を活かしたクラウドワークフローへの移行に成功。これまで承認まで数日を要していた決裁が当日中に完結するようになるなど、業務の効率化とスピードアップが実現しました。
F株式会社では、社内における決裁手続きをはじめ、見積書や納品書といった各種ビジネス文書の処理にShachihata Cloudを活用しています。導入当初は約600名でのスモールスタートでしたが、その利便性の高さから現在では約4,700名にまで利用規模が拡大。従来のように一度紙に印刷してから押印し、それを再びPDF化してデータにするといった煩雑な手間が解消された結果、年間で約4,166時間もの膨大な業務工数の削減に成功しました。
参照元：シヤチハタ公式HP（https://dstmp.shachihata.co.jp/case/fsastech/）
（前略）リアルにハンコを押す手間、出張等で押印者が不在の時もストレスなく押印作業が実施でき、顧客を待たすことが無くなった。（中略）契約書、見積書などの回覧で1日3－5件活用。従来、紙で運用していた時は押印者が在席していれば即日押印対応できていたが出張で不在となると1週間程度長くて待つことがあった。シャチクラを活用することで出張時でも待つことが減り、顧客対応が早くなり、顧客からも好評。
主に経理伝票の回覧、承認を得るために利用しています。イメージ上に押印（電子承認）するだけで、次へのステップへ進めるので、初めての方でも使いやすいです。また、証憑も添付できますので、こちらのシステムで一通りの会計プロスは事足りてます。（中略）リモートでも対応できるし、会計伝票以外でも電子押印を押せるプロセスとして経費精算としても使えたりします。（後略）
とにかくシンプルで無駄な機能がなく使い方は簡単です。紙で稟議書回付していた頃より圧倒的に決裁時間も短縮されました。（中略）紙での回付が廃止されたため、決裁時間が圧倒的に短くなりました。特に決裁者が海外にいる場合でも問題なく回付できるのがとても良いです。また容量の問題から添付資料を厳選する必要があるがあるため、逆に稟議がコンパクトになりました。
使い慣れた帳票イメージのまま電子化できます。関連する証憑書類もデータとして添付できるため、申請内容の透明性と管理の利便性が向上し、会計伝票処理だけでなく経費精算のような多様な社内申請プロセスの電子化と効率化に貢献します。（後略）
引用元：BOXIL（https://boxil.jp/service/8873/reviews/）
スマホやタブレットにも対応し、ワンタップで押印できるため、外出先からでも簡単に情報共有・申請・承認を行うことができます。また、管理者は印影をクリックするだけで承認履歴を確認できるため、ログ管理も容易でセキュリティ面でも安心です。（後略）
引用元：BOXIL（https://boxil.jp/service/8873/reviews/）
基本機能を中心に使えるシンプルなプランです。電子印鑑、ワークフロー、ゲストユーザー、クラウドストレージ連携、アカウントロック、管理機能などを利用できます。まずは紙の申請・承認業務をクラウド化したい企業に向いています。
Liteの機能に加え、承認ルート変更、承認ルートと閲覧ユーザーの紐づけ、ファイルの社外秘設定、社外向け添付ファイル、回覧文書のCSV出力などに対応しています。社内統制や承認ルートの管理まで含めて運用したい現場に適したプランです。
Standardの機能に加え、長期保存キャビネット、インデックス検索、全文検索、長期保存データ一覧のCSV出力、長期保存文書の自動削除などを利用できます。承認後の文書管理や電子帳簿保存法対応まで含めてクラウド上で管理したい企業に向いています。
※契約は10ユーザー単位です。1～9名で利用する場合も、10ユーザーでの契約となります。
※公式HPには、概算費用を確認できる料金シミュレーターも用意されています。
※有料オプションを組み合わせる場合、月額費用は変動します。
参照元：シヤチハタ公式HP（https://dstmp.shachihata.co.jp/lineup/workflow/）
導入初期のセットアップから実運用における活用方法まで、専任スタッフによる手厚い支援体制が用意されています。
| 企業名 | シヤチハタ株式会社 |
|---|---|
| 公式HP | https://www.shachihata.co.jp/ |
| 本社所在地 | 愛知県名古屋市西区天塚町4丁目69 |
「グループウェアとの連携が前提」「経理含めた業務フローの一体化」「ノンデスク環境対応」といった要件別に、 クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Google Workspace・Microsoft 365と高度に連携し、SSOや組織・役職情報の自動同期を実現。人事異動が発生しても承認ルートが自動反映されるため、ひとり情シスでも無理なく運用を維持できる。
承認後の申請内容を自動でスプレッドシートやSharePointへ反映し、PDF・添付ファイルも所定フォルダへ自動保管。台帳更新や仕分け作業が不要になり、確認漏れや転記ミスを減らせる。
バックオフィスをまるごと自動化する思想のもと設計されたシステムで、購買申請・稟議・支払・経費精算を分断させずに自動化。情報が相互に紐づくため、確認・照合・転記といった手間が削られる。
AI OCRにより、紙やPDFの読み取りから科目・税率の自動判定までに対応。
インボイス制度や電帳法への準拠項目も自動処理されるため、法対応や監査に耐えうる運用を、追加業務なく実現。
LINE WORKS・Slack・Teamsなどのチャットアプリと連携し、スマホへの通知から承認までをアプリ内で完結。ワークフローシステムへのログインが不要で、スムーズな決裁につながる。
ログイン不要のフォーム公開機能により、アルバイトや外部スタッフなど、アカウントがない方も申請可能。※オプション
スタッフ数が多い環境でも個別のアカウント発行が不要となり負担を軽減。