J-SOX対応や内部監査において、適切な監査証跡の確保は避けて通れません。
本記事では、監査に耐えうる証跡の3要件、法令が求める保存期間の目安、Excel運用のリスクと具体的な打ち手を解説。監査実務で求められる基準をまとめました。
監査証跡とは、業務プロセスにおける一連の活動を時系列で再現・検証できる記録を指します。操作ログも含めて、誰がいつ承認したかを再現できる形で、一連の経路を追える状態が求められます。
経営者が内部統制を評価し、監査人が検証するJ-SOX制度下では、第三者が客観的に追跡できる証拠が欠かせません。承認の事実を事後的に証明できない状態では、統制が有効に機能していると判断されにくくなります。
以下の3点が揃って初めて、監査証拠としての信頼性が生まれます。
法人税法では、帳簿書類を原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が必要とされています（一定の場合は10年間）※1。会社法においては、会計帳簿を閉鎖の時から10年間の保存が必要※2です。
保存期間が不足していたり、提示要求に応じられない状態が続いたりすると、統制の運用有効性を説明できず、統制不備と評価される可能性が高まります。不備が指摘されれば、IPO審査の遅延や、追加的な監査対応コストが発生することもあるでしょう。
法令遵守とリスク回避の両面から、長期保存の仕組み作りは必須です。
監査証跡は「誰が・いつ・何を」行ったかを時系列で追跡できるようにしておく必要がありますが、Excelやメールによる管理では限界があります。Excelやメールは、構造的に改ざんが容易だからです。
| 管理方法 | 要件との相性 | 監査時 |
|---|---|---|
| Excel／メール／紙 | 完全性が低く編集・差替えが容易。経路が分断され網羅性も弱い。検索に多大な時間を要する。 | ある承認が、本当にその時点で行われたかどうかの説明が困難。提出に手間がかかる。 |
| ワークフロー | 認証・時刻・操作履歴が自動記録される。申請から決裁まで同一系で繋がり、検索機能が充実している。 | 「探して作る」から「出力する」監査対応へ寄せやすい。 |
証跡管理は運用ルールで縛るよりも、改ざん困難かつ検索が容易なシステム基盤に乗せる方が、監査対応を確実かつ効率的に進められます。
申請業務をメール中心に行っていたウィットスタジオ。メール件数の増加に伴い対応が煩雑化し、テレワーク環境下での紙やPDFの整理に限界を感じていました。
特に監査対応を見据えた際、承認経路や証跡を監査人の要求通りに出力できる機能が不足している点が、システム選定における重要な課題でした。
ワークフローシステム「グルージェントフロー」の導入により、証跡そのもののログ保持に加え、監査人へ提出するためにアーカイブやPDFとして出力できる体制が整えられました。監査基準に対応できる機能要件を満たしており、証跡提出の負担が軽減されています。
また、申請の進捗状況が可視化されたことで、確認作業も容易になりました。検索性と可用性が向上し、スムーズな運用を実現しています。
ヒトクセでは、口頭やSlackなどのチャットツールで承認を行っていました。手軽に進められる一方で、過去の承認履歴を遡って確認することが難しく、適切な承認が行われたかを客観的に示す証跡を残せない点が課題となっていました。
「ジョブカンワークフロー」を導入した結果、申請内容の修正履歴を含めた全てのログが証跡として自動保存されるようになりました。申請の証跡が可視化され、必要な情報を即座に検索・管理できる環境が整備されています。
監査や内部統制に対応するシステムを選定する際には、期間・申請者・金額などで柔軟に検索でき、監査人の問い合わせに即座に対応できるかが重要な確認ポイントとなります。
また、監査証憑として添付ファイルを含めて一括出力できる機能や、承認経路の変更や権限設定が自社の統制ルールに適合するかといった、運用面の確認も欠かせません。
以下の記事では、導入環境の要件別に製品を比較・検討するための詳細情報をまとめています。自社に適したシステム選びの参考にしてください。
「グループウェアを活かし台帳への転記を減らしたい」「紙・Excelの申請を現場で電子化・改善したい」「PCを常時使わない現場で申請・承認を進めたい」といった要件別に、クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Microsoft 365やGoogle Workspaceで使っているアカウントでシングルサインオンすることが可能で、また各サービスのグループ情報も組織情報として活用できます。ワークフロー側でユーザーや部署を別途登録・更新する手間が減るため、少人数の情シスでもID管理を一本化しやすくなります。
Microsoft 365と連携すれば申請データをExcelへ、Google Workspaceと連携すればスプレッドシートへ自動で追記できます。稟議の管理台帳や備品の管理簿を1件ずつ手入力で更新する手間を省けるため、更新漏れや転記ミスの防止にもつながります。
申請フォームに入力された項目から、台帳に必要なデータを選んで出力できます。出力するタイミングは申請時や決裁時など、承認経路に合わせて設定可能です。承認後に担当者が転記したり、集計用にデータを整え直したりする手間を抑えられます。
紙で運用していた稟議書や申請書のExcelファイルをアップロードし、入力する箇所にパーツを設定することでWebフォームを作成できます。罫線や項目の配置など、使い慣れた書式を活かしながら電子化できるため、申請書を一から作り直す負担を抑えられます。
承認経路は、承認者や確認者、金額などに応じた分岐条件を画面上に配置していくことで設定できます。プログラミングの知識がなくても社内の決裁ルールに沿ったワークフローを組み立てられるため、専門的な開発を前提とせず段階的に電子化を進められます。
部署ごとに設定権限を持つ担当者を配置し、申請フォームや承認経路の変更を任せる運用が可能です。項目の追加や承認者の見直しが必要になっても現場で内容を確認しながら調整できるため、情シス部門への修正依頼が集中する状況を抑制できます。
承認依頼や申請の進捗がSlackに届き、担当者あての通知に表示されるボタンから承認や差し戻し、却下を行えます。承認のたびにワークフローの画面を開く手間が減り、移動中や作業の合間でも手早く対応できるため、承認待ちによる停滞を抑えられます。
スマートフォンのブラウザから申請・承認を行えるため、外出先や移動中でも手続きを進められます。現場で申請が必要になった際も、事務所のPCに戻るまで作業を待つ必要がありません。ホーム画面に追加すればアプリのように起動できるため、常時PCを使うわけではない従業員の利用にも対応できます。
申請や承認などの通知を、Chatworkのあらかじめ指定したルームへ送ることができます。日頃からChatworkで連絡を取り合っている職場なら、承認依頼などに気づきやすくなるでしょう。承認や差し戻しは、通知を確認したうえでkickflowの画面から行います。