Microsoft製品との圧倒的な親和性を誇り、高度な自動化を実現するFlow。この記事では、500種類以上の外部連携コネクタなど同製品の特徴、および年間1万時間以上の削減に成功した企業の活用事例などを詳しく解説しています。
Microsoft 365のアカウントでそのまま利用を開始できる親和性の高いクラウド型ワークフローです。TeamsやOutlook、SharePointといった日常ツールと深く連携するため、新たなID管理の手間をかけず普段の業務サイクルの中へ自然に承認プロセスを組み込めます。
ドラッグ＆ドロップの簡単な操作でワークフローを構築できるため、高度なプログラミング知識は必要ありません。豊富なテンプレートが用意されているため、まずは身近な定型業務の自動化からスモールスタートで導入したうえで、段階的に活用範囲を広げていくことが可能です。
Microsoft公式HPでは、Flowの無料試用版が案内されています。プレミアム機能を含む機能を30日間無料で体験できることに加え、クラウドフローや標準コネクタを使った業務自動化を試せる内容です。
なお、無料試用版の利用にはクレジットカードの登録が必要です。利用条件や対象機能は変更される場合があるため、詳細は日本マイクロソフト株式会社まで直接お問合せください。
Microsoft製品のみならず、GitHubやBox、Slackといった外部サービスとも柔軟に接続可能です。異なるアプリ間でのデータ転記や通知送信を自動化できるため、手作業による入力ミスを防ぎながら組織全体の業務スピードを高めます。
申請が行われると即座に承認者へ通知が届き、承認完了後は関連部署へ自動で情報共有を行う一連のフローを構築できます。進捗管理をシステムに任せることで停滞のないスムーズなビジネスプロセスを実現し、情報の「報・連・相」を自動化します。
頻繁に発生する一般的な業務パターンは、あらかじめテンプレートとして提供されています。自社のルールに合わせて微調整するだけですぐに実運用を開始できるため、開発工数を抑えながら現場の課題をスピーディーに解決へと導きます。
各アクションをビジュアル的に配置して、線でつなぐだけで複雑な工程も視覚的に組み立てることが可能。専門コードは不要で、処理の全容を直感的に把握できます。
デジタルエンジニアリングを展開するA社では、従来、予算承認などの申請をアナログな手法で処理していました。そのため担当者が個別に上司へ承認を依頼しなければならず、精神的な負担が大きい上に進捗管理も属人化。組織としての業務効率化が課題となっていました。
Power AppsとFlowを組み合わせて予算承認をデジタル化し、依頼プロセスを自動化。システム上で全工程が完結するようになり、担当者のストレス軽減と迅速な決裁を実現しました。内部プロセス全体の改善により、年間で1万5,800時間を超える膨大な業務時間の削減に成功しています。
W大学アカデミックソリューションでは、職員自身による業務電子化・自動化を進めるため、FlowやTeams、SharePointなどを含む利用部門向け環境を整備しました。2022年度だけで220の業務に活用され、2024年2月時点では400を超える業務変革を実現しています。
参照元：Microsoft公式HP（https://www.microsoft.com/ja-jp/customers/story/1760209494442235396-waseda-azure-automation-higher-education-ja-japan）
多機能でカスタマイズ性が高く、Microsoft 365の他のサービスと連携できるだけでなく、他の数多くのサービスとも連携できること。多くのテンプレートが用意されており、Webブラウザだけで簡単に作成することができます。（中略）更新があった際の通知や期限が近づいてきた時のリマインドなど幅広い用途に用いて業務効率化しています。（後略）
テンプレ活用で自動ワークフローを構築。理由は非エンジニアでも作成でき直感的な操作が実現できる。(私自身専門知識がなかったが3週間ほどで習熟できた)。 また、連携できるコネクタの数が300を超えており人気サービスとの連携ができるため業務連携と業務サポートの役割を担えるポテンシャルがある（後略）
（前略）毎日行う反復処理や単純処理、また、逆にたまにしか起きない事象などのアラート通知を自動化してます。具体的にはアンケートが回答されたら自動でExcelへ転記し、担当者へメール通知するなどを実装してますが、毎日のアンケート確認というタスクがなくなり通知だけ確認するとよくなり無駄なタスクがなくなりましたし、業務効率化につながってます。
データ抽出、転記、集計、ファイル保存など、コツコツ繰り返す作業を自動化する機能が搭載されているので、毎月数時間から数十時間単位で負担が減りました。（中略）自動化の入門ツールとして扱いやすく、Microsoft 365に含まれる無償機能から始められるため、最初のハードルが低い点も魅力的です。
引用元：ITreview（https://www.itreview.jp/products/microsofr-flow/reviews#review-240017）
（前略）大量に来るメールの内容を別のファイルにまとめたいとなったときに、メールの内容を切り取り別のファイルに転記するといった操作を自動化することができ大きく業務改善につながりました。コードの知識がある方、生成AIやUdemyなど勉強できたり誰か詳しい人に聞ける環境があればおすすめです。（後略）
引用元：ITreview（https://www.itreview.jp/products/microsofr-flow/reviews#review-240017）
30日間の試用版で、クラウドフローや標準コネクタを使った自動化を試せるプランです。導入前に基本的な操作感や、自社業務への適用イメージを確認したい場合に活用できます。
クラウドフロー、参加済みデスクトップフロー、個々のユーザーのプロセスマイニングなどを利用できるプランです。ユーザー単位で業務自動化を広げたい企業に向いています。
コアとなる業務プロセスの自動化や、非アテンド型の自動化を実行するためのプランです。人の操作を前提としない処理を組み込みたい現場に適しています。
Hosted Process
Microsoftが管理し、Azureインフラストラクチャでホストされる仮想マシンを利用できるプランです。非アテンド型の自動化に加え、ホスト環境を含めて業務プロセスを自動化したい企業向けの内容です。
標準のサブスクリプションサポートに加え、迅速な応答が得られる「Professional Direct」や全製品を対象とした「統合サポート」など、企業の規模や重要度に応じた多様な支援メニューが用意されています。
| 企業名 | 日本マイクロソフト株式会社 |
|---|---|
| 公式HP | https://www.microsoft.com/ja-jp/ |
| 本社所在地 | 東京都港区港南2-16-3 品川グランドセントラルタワー |
「グループウェアとの連携が前提」「経理含めた業務フローの一体化」「ノンデスク環境対応」といった要件別に、 クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Google Workspace・Microsoft 365と高度に連携し、SSOや組織・役職情報の自動同期を実現。人事異動が発生しても承認ルートが自動反映されるため、ひとり情シスでも無理なく運用を維持できる。
承認後の申請内容を自動でスプレッドシートやSharePointへ反映し、PDF・添付ファイルも所定フォルダへ自動保管。台帳更新や仕分け作業が不要になり、確認漏れや転記ミスを減らせる。
バックオフィスをまるごと自動化する思想のもと設計されたシステムで、購買申請・稟議・支払・経費精算を分断させずに自動化。情報が相互に紐づくため、確認・照合・転記といった手間が削られる。
AI OCRにより、紙やPDFの読み取りから科目・税率の自動判定までに対応。
インボイス制度や電帳法への準拠項目も自動処理されるため、法対応や監査に耐えうる運用を、追加業務なく実現。
LINE WORKS・Slack・Teamsなどのチャットアプリと連携し、スマホへの通知から承認までをアプリ内で完結。ワークフローシステムへのログインが不要で、スムーズな決裁につながる。
ログイン不要のフォーム公開機能により、アルバイトや外部スタッフなど、アカウントがない方も申請可能。※オプション
スタッフ数が多い環境でも個別のアカウント発行が不要となり負担を軽減。
