CooKaiWorkflowは、 Google Workspaceと連携し、株式会社ピーエスシーが提供するクラウドワークフローシステムです。この記事では、製品の評判や特徴、主な機能についてご紹介します。
これまで紙やメールでおこなってきた申請作業が Teamsの画面上でできるようになります。承認依頼や決裁の通知はメールとTeamsのどちらにも対応しており、使い慣れたツールに通知が届くので、理解しやすく、迅速な意思決定を促します。
「何がしたいのか」「具体的な条件」などの必要な情報を、自然な会話の流れまでをAIに学習させます。選定・作成・提出（起票）まで自動化することにより、申請書の選定や入力の手間を省くことができるため、業務効率もアップします。
公式ホームページには、無料トライアルの申し込みフォームが用意されています。手続きを行うことで、まずは1ヶ月間システムを試すことが可能です。
申し込みを完了した後は、サポート担当者からトライアル方法の詳細について連絡が入る流れです。期間中や終了後は、そのまま本契約へ移行することもできます。フォームの入力項目は、会社情報や現在の導入状況、お試しを希望するサービスなどです。
導入検討段階で実際の操作感や社内運用との相性を詳しく確認したい場合は、運営元へ直接問い合わせてみると良いでしょう。
承認ステップごとに、各項目の「編集可」「閲覧のみ」などの権限を細かく設定します。各承認者は特定の項目を入力可能や確認専用にするなど、必要な情報だけを操作し制御することができます。これにより、ユーザーの負担軽減と申請者の業務効率化が実現します。
申請番号・承認番号のフォーマットを、自由な形式で番号を付けられる機能を搭載しているため、営業用や経理用など業務や部署に合わせて申請・承認が可能です。申請内容が把握しやすくなるため、管理効率がよくなります。
申請フォームをキーワードから検索することができます。スマートフォンにも対応しているので外出先や出張先からでも申請内容の閲覧や承認が可能なため、承認の停滞を防ぎ業務のスピードが上がります。場所を選ばず、スキマ時間を活用できるのがメリットです。
国際会議や学術集会、企業の展示会などをプロデュース・コーディネートしている「 日本コンベンションサービス株式会社」では、メールを送信する際は、いくつかのセキュリティ機能や規程を定め、オフィスでの掲示やポータルサイトで表示していました。今までのセキュリティ体勢を強化するために規程の一部をメーラーの機能として可視化できるのではないかと考えたのです。
メールの誤送信防止と情報漏洩防止の目的で、Coo Kai メール誤送信防止ツールを導入しました。利用状況に合わせていくつかの設定を調整することができるため、セキュリティの安全性と使いやすさのバランスが取れます。もちろん、メールの誤送信防止にも役立っています。
Microsoft Teams連携だから新たなログイン不要。ワンクリックで直ぐに申請が開始出来ます。しかも、決裁完了や却下、差戻しをされた時に普段使い慣れたTeams チャットに通知がくるので、確認が直ぐに行えます。さらに、見やすいUI/UX設計で、申請の進捗はリアルタイムで確認が可能なのでストレスフリーです！！
引用元：CooKaiWorkflow公式HP（https://www.coo-kai.jp/service/workflow/）
申請フォーマット違いや申請項目の記載漏れにより発生してしまう差戻し。しかしCopilot（AI）により、関連（やりたい事の）キーワードを音声入力すれば、必要な種類がヒットし、「的確な」起票により申請のミスが大幅に減りました！ミスによるやり直しの工数も減っています！！
引用元：CooKaiWorkflow公式HP（https://www.coo-kai.jp/service/workflow/）
ワークフローシステムは、使っているグループウェア・業務フロー・働き方に合わないと、連携が出来なかったり、承認ルートが更新されなかったりと、運用が回らなくなります。そのため、自社の環境や利用の仕方に合った製品選びが不可欠です。
以下の記事では、Google/M365連携、経理一体化、ノンデスク対応など、要件別におすすめのクラウドワークフローシステムを掲載しているので、ぜひ選定の参考にしてください。
公式HPに料金プランの情報はありませんでした。料金に関する詳しい情報は、株式会社ピーエスシーまで直接お問合せください。
初期サポートや運用サポート、利活用サポートと顧客のフェーズ・ニーズに合わせて Microsoft 認定パートナーが支援しています。
※参照元：CooKaiWorkflow公式HP（https://www.coo-kai.jp/service/technical-support/）
| 企業名 | 株式会社ピーエスシー |
|---|---|
| 公式HP | https://www.psc-inc.co.jp/ |
| 本社所在地 | 東京都港区浜松町2-4-1 世界貿易センタービル南館25階 |
「グループウェアとの連携が前提」「経理含めた業務フローの一体化」「ノンデスク環境対応」といった要件別に、 クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Google Workspace・Microsoft 365と高度に連携し、SSOや組織・役職情報の自動同期を実現。人事異動が発生しても承認ルートが自動反映されるため、ひとり情シスでも無理なく運用を維持できる。
承認後の申請内容を自動でスプレッドシートやSharePointへ反映し、PDF・添付ファイルも所定フォルダへ自動保管。台帳更新や仕分け作業が不要になり、確認漏れや転記ミスを減らせる。
バックオフィスをまるごと自動化する思想のもと設計されたシステムで、購買申請・稟議・支払・経費精算を分断させずに自動化。情報が相互に紐づくため、確認・照合・転記といった手間が削られる。
AI OCRにより、紙やPDFの読み取りから科目・税率の自動判定までに対応。
インボイス制度や電帳法への準拠項目も自動処理されるため、法対応や監査に耐えうる運用を、追加業務なく実現。
LINE WORKS・Slack・Teamsなどのチャットアプリと連携し、スマホへの通知から承認までをアプリ内で完結。ワークフローシステムへのログインが不要で、スムーズな決裁につながる。
ログイン不要のフォーム公開機能により、アルバイトや外部スタッフなど、アカウントがない方も申請可能。※オプション
スタッフ数が多い環境でも個別のアカウント発行が不要となり負担を軽減。