企業の意思決定を加速させ、業務の標準化を支援するeValue V 2nd Edition。この記事では、その高度なルート設計機能や、承認期間を大幅に短縮した企業のクラウドワークフロー活用例などをご紹介しています。
既存の紙帳票を電子化するだけでなく、申請フォームそのものに承認ルートや運用ルールを直接組み込める点が強み。誰が使ってもルール通りの申請・承認が行われる仕組みを構築できるため、全社的な業務品質の底上げと標準化をスムーズに推進できます。
所属組織やグループ単位の承認者指定はもちろん、金額などの条件による自動分岐や複数の承認者が同時に確認できる並列承認にも対応しています。自社独自の細かな決裁ルールを忠実にシステムへ反映できるため、複雑な運用を前提とした企業でも導入可能です。
公式HPでは、ブラウザー上で動作する「eValue」の利用者機能を30日間無料で試せる簡易体験版が案内されています。PCやタブレット端末から実際の操作を確認できるため、導入前に申請・承認画面の使い勝手を把握しやすいでしょう。
ただし、同業他社や個人からの申し込みは対象外とされています。実機でのデモンストレーションや詳細確認を希望する場合、まずは株式会社大塚商会へ直接連絡のうえ詳細を確認してみましょう。
旅費精算や物品購入など、利用頻度の高い申請書を40種類以上プリセット。導入後すぐに実務で活用できるテンプレートが揃っているため、フォーム作成の手間を大幅に削減できます。
ガイドに従って「ステージ」を配置するだけで、視認性の高い承認ルートを作成できます。常にフローの全体像を把握しながら設定できるため、設計ミスを防ぎつつ効率的なルート構築が可能です。
最終承認が完了した申請書を自動でPDF化してドキュメント管理システムへ保存。手作業による保管の手間をなくしつつ、必要な時にいつでも過去の決裁書類を検索・閲覧できる環境です。
申請フォームの作成から承認ルートまで、直感的なインターフェースで運用可能。ITに詳しくない管理者でも運用・保守を容易に行える画面構成です。
従来は社内便を利用して物理的な申請書を回送していたため、一つの申請が完了するまでに1〜2週間もの時間を要することも多い状況でした。また、クレーム情報の集計作業にも数日を費やしていたため、全店舗への注意喚起や再発防止策の共有が遅れてしまうことが組織的な課題となっていました。
ワークフローの導入により、承認処理は最短1日へと大きくスピードアップしました。システム上で滞留箇所が可視化されたことも、迅速な処理を促す要因となっています。集計作業もワンクリックで完了するため、現場へのフィードバックが早まり、トラブルへの初動対応が大幅に改善されました。
ある公益社団法人では、契約内容や支払金額に応じて役員承認が必要となる稟議書や伺い書、支払い依頼書などを紙で運用していたため、手間も時間もかかることが課題でした。現在はeValueV2ndEditionを導入し、ワークフロー機能を活用して書類による申請・承認業務からの脱却を進めています。
参照元：大塚商会公式HP（https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/case/pga-evalue-dx.html）
通常であればワークフローなどの利用方法があるかもしれませんが、現在はe文書のドキュメント保管として利用しています。タイムスタンプ機能もあり、公文書としての保管もできるので重宝しています。（中略）外部のスキャナから読み取ったPDFファイルを、適切な権限を保持したまま保管できるので、電帳法に沿った運用が可能になりました。
申請ルートが書式ごとに設定可能で、ユーザーによる条件分岐・同報・選択肢による条件分岐等多岐にわたるルート設定変更が可能です。また、専任のサポートだけでなくコールセンターによるサポート体制も整っているため不明点はすぐに問い合わせることも可能です。（後略）
承認フロー、ドキュメント管理、スケジューラー、グループウェアの機能がワンパッケージになっており、通常のビジネス活動内で必要な情報共有と承認機能が簡単に導入可能なことである。また、マニュアル不要で誰でも直感的に利用可能な画面構成がわかりやすくて良い。（後略）
（前略）紙での決済が圧倒的に少なくなった。また、ワークフローの内容をCSVで自動出力することもでき、紙で回ってきた内容をExcelに転記したり、、、という業務が減ったように思う。モバイル対応もしているため、外出先からでもワークフローの申請、閲覧が可能。
引用元：ITreview（https://www.itreview.jp/products/evalue-ns2/reviews/33419）
（前略）ペーパーレスによる時間と場所の効率化はもちろん、データの一律保管により、重要資料の毀損リスクも無くすことができました。部署ごとにばらつきのあった資料保管ルールも統一できてよかったです。（後略）
引用元：ITreview（https://www.itreview.jp/products/evalue-ns2/reviews/134993#review-134993）
公式HPには料金プランの情報がありませんでした。詳細は株式会社大塚商会まで直接お問合せください。
全国280カ所におよぶ広範なサポート拠点を展開しているため、地域を問わず対面や電話での相談が可能。導入時の技術支援から運用後のトラブル対応まで、大塚商会グループならではの手厚いフォロー体制が敷かれています。
| 企業名 | 株式会社大塚商会 |
|---|---|
| 公式HP | https://www.otsuka-shokai.co.jp/ |
| 本社所在地 | 東京都千代田区飯田橋2-18-4 |
「グループウェアとの連携が前提」「経理含めた業務フローの一体化」「ノンデスク環境対応」といった要件別に、 クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Google Workspace・Microsoft 365と高度に連携し、SSOや組織・役職情報の自動同期を実現。人事異動が発生しても承認ルートが自動反映されるため、ひとり情シスでも無理なく運用を維持できる。
承認後の申請内容を自動でスプレッドシートやSharePointへ反映し、PDF・添付ファイルも所定フォルダへ自動保管。台帳更新や仕分け作業が不要になり、確認漏れや転記ミスを減らせる。
バックオフィスをまるごと自動化する思想のもと設計されたシステムで、購買申請・稟議・支払・経費精算を分断させずに自動化。情報が相互に紐づくため、確認・照合・転記といった手間が削られる。
AI OCRにより、紙やPDFの読み取りから科目・税率の自動判定までに対応。
インボイス制度や電帳法への準拠項目も自動処理されるため、法対応や監査に耐えうる運用を、追加業務なく実現。
LINE WORKS・Slack・Teamsなどのチャットアプリと連携し、スマホへの通知から承認までをアプリ内で完結。ワークフローシステムへのログインが不要で、スムーズな決裁につながる。
ログイン不要のフォーム公開機能により、アルバイトや外部スタッフなど、アカウントがない方も申請可能。※オプション
スタッフ数が多い環境でも個別のアカウント発行が不要となり負担を軽減。