高度な自動化と現場主導の改善を両立するクラウドワークフローシステム、Questetra BPM Suite。この記事では、専門知識不要のモデリング機能や、月間数十時間の工数削減を実現した企業の活用例などをご紹介しています。
専門知識がなくても、ドラッグ＆ドロップで業務図を描くだけでそのままシステム化が可能です。現場を熟知する担当者が自ら設計・修正を行えるため、継続的な業務改善をスピーディーに回せます。
標準搭載のAI工程により、日本語の指示だけで複雑な自動処理を組み込めます。Microsoft 365などの外部サービスとも柔軟に連携できるため、生成AI（Copilot）も活用した一歩進んだ業務効率化が実現します。
QuestetraBPMSuiteの公式HPでは、無料トライアルとオンラインデモの申し込みページが用意されています。無料トライアルでは、ワークフロー基盤を60日間利用可能です。有償に切り替えられなかったワークフロー基盤は、60日後に自動削除されます。
試用期間の延長はできませんが、期間が足りない場合は再度無料トライアルへ申し込むことが可能です。
またオンラインデモでは、問い合わせ回答プロセスや見積承認プロセスなど、実際の業務を想定したデモ環境を確認できます。
アイコンを配置する感覚で業務フローを作成。条件分岐やデータ連携もノーコードで設定可能で、複雑なプロセスも可視化します。
担当者はマイタスクから次にすべき作業を一目で把握。フォーム入力から次工程への引き継ぎ、自動処理までをスムーズに実行します。
全案件の進捗や滞留をリアルタイムで監視。処理時間や流量をデータ化し、ボトルネックの特定と迅速な改善アクションを可能にします。
フロー図の作成画面やタスク一覧は直感的なデザイン。進捗も視覚的に把握できるため、導入後の運用もスムーズです。
T社では、月500件を超える申請を紙や郵送で運用していました。書類の印刷や送付、回答書の作成に膨大な手間がかかり、進捗状況の把握が困難な点も大きな課題となっていました。
システム導入により、Webフォーム受付から回答までを一貫してデジタル化。郵送待ちや印刷コストが消滅し、進捗のリアルタイム管理も実現しました。結果として、月数十時間の工数削減と大幅なペーパーレス化に成功しています。
品質保証業務において、紙やメールに依存した情報共有が課題となっていたN社。QuestetraBPMSuiteの導入後は、苦情・クレーム対応や校正管理、図面登録などの業務を順次アプリ化して進捗状況をタイムリーに把握できるようになったため、入力や転記の手間の削減にもつながっています。
参照元：QuestetraBPMSuite公式HP（https://questetra.com/ja/customers/nikkeikin-202602/）
（前略）メールで行っていた支出決裁処理をQuestetraに置き換えたことで、案件の進捗管理が容易になるとともに、だれでも簡単に申請が行えるようになりました。入力されたデータは後続のシステムのインプットとして活用できるので、効率化や事務ミスの低減にも寄与しています。（後略）
初心者でしたが、ワークフローの構築が簡単にでき、チーム内で情報共有することができるため、業務改善に役立ちました！特に、以下の点がよかったです。・操作方法が非常にわかりやすかった・ワークフローをカスタマイズでき、業務が効率化できた・つまずいた場合は、サポート担当者が丁寧に対応してくれたので心強かった（後略）
（前略）多くの注文が来るようになると、各案件に関するメールが多く飛び交うようになり、複数部署のそれぞれの状況を把握する労力が負担になり、納品の遅れや品質の低下を招いていましたが、Questetra BPM Suiteで受注 – 納品の業務プロセスを可視化して一元管理することにより、案件の処理状況をすぐに把握できるようになりました。（後略）
各社・各業種での業務形態に合わせて自由自在に業務プロセス管理フローを作成することが出来、社内の業務効率化に貢献することが出来ました。既製品ではないので、社内事情に合わせて追加費用をかけずに適切にカスタマイズすることが非常に便利です。（後略）
引用元：BOXIL SaaS（https://boxil.jp/service/1438/reviews/）
（前略）導入して理解するまでに少し時間はかかりますが、アナログであればあるほど、クエステトラBPMの改善効果は高いと思います。また、ITスキルの低い社員へも、担当者さんが粘り強くフォローしてくれるので、導入しても宝の持ち腐れにはならない所が、地方の小さな会社には嬉しい点でした。
引用元：BOXIL SaaS（https://boxil.jp/service/1438/reviews/）
申請承認フローを簡易に構築したい場合に向いた入門向けのエディションです。単純な条件分岐に対応しています。ストレージ容量は1ユーザあたり5GB。
主要クラウドサービスとの連携や複雑な分岐に対応したエディションです。メール・フォーム・タイマーなど、複数の方法でプロセスを開始できます。ストレージ容量は1ユーザあたり15GB。
HTTP通信やWebhookによる外部サービス連携、自作の自動処理工程の組み込み、サブプロセスによる業務プロセスのモジュール化に対応しています。ストレージ容量は1ユーザあたり30GB。
参照元：QuestetraBPMSuite公式HP（https://questetra.com/ja/pricing/）
コミュニティに加え、Webフォームでの問い合わせも用意。上位エディションでは、ビデオチャットによるサポートにも対応しています。
| 企業名 | 株式会社クエステトラ |
|---|---|
| 公式HP | https://questetra.com/ja/ |
| 本社所在地 | 604-0835 京都市中京区 御池通間之町東入高宮町206 御池ビル4階 |
「グループウェアとの連携が前提」「経理含めた業務フローの一体化」「ノンデスク環境対応」といった要件別に、 クラウドワークフロー製品を整理しました。それぞれの導入環境に合った選び方の参考としてご活用ください。
Google Workspace・Microsoft 365と高度に連携し、SSOや組織・役職情報の自動同期を実現。人事異動が発生しても承認ルートが自動反映されるため、ひとり情シスでも無理なく運用を維持できる。
承認後の申請内容を自動でスプレッドシートやSharePointへ反映し、PDF・添付ファイルも所定フォルダへ自動保管。台帳更新や仕分け作業が不要になり、確認漏れや転記ミスを減らせる。
バックオフィスをまるごと自動化する思想のもと設計されたシステムで、購買申請・稟議・支払・経費精算を分断させずに自動化。情報が相互に紐づくため、確認・照合・転記といった手間が削られる。
AI OCRにより、紙やPDFの読み取りから科目・税率の自動判定までに対応。
インボイス制度や電帳法への準拠項目も自動処理されるため、法対応や監査に耐えうる運用を、追加業務なく実現。
LINE WORKS・Slack・Teamsなどのチャットアプリと連携し、スマホへの通知から承認までをアプリ内で完結。ワークフローシステムへのログインが不要で、スムーズな決裁につながる。
ログイン不要のフォーム公開機能により、アルバイトや外部スタッフなど、アカウントがない方も申請可能。※オプション
スタッフ数が多い環境でも個別のアカウント発行が不要となり負担を軽減。