【会社規模別】システムの選び方と導入事例
ワークフローシステムは会社規模により、求められる要件が大きく異なります。スタートアップは人員が限られる一方で意思決定のスピードが重要なため、「迅速な承認」と「最低限の統制」を両立できる仕組みが求められ、中小企業ではシステム担当者が専任で置けないケースが多く、日常業務の中でも無理なく運用できる定着しやすさが重要です。
本記事では、各規模の課題に合わせた選び方と成功事例を整理しました。
スタートアップのワークフローシステム
スタートアップにおける
システムの選び方
スタートアップでは、人員が限られる一方で事業スピードが求められるため、日々の承認業務をいかに滞りなく進めるかが重要です。
SlackやMicrosoft Teamsなどの普段使用しているチャットツールの中で申請から承認まで完結できる仕組みがあれば担当者の負荷を大きく減らせます。
そのうえ、IPO を見据えて「誰が・いつ・何を承認したか」を正確に残せる監査ログや、権限を細かく管理できる設定も不可欠。
また、専任担当者が少数でも運用できるよう、ノーコードで設定変更できるメンテナンス性の高さも確認しましょう。
スタートアップの
ワークフローシステム導入事例
導入前の課題
Fintech領域で事業を展開し急成長するFinatextでは、既存ワークフローのSlack通知に十分な情報が載らず、ノールックでの承認を促して形だけのワークフローになってしまう課題がありました。申請の検索性や操作性も低く、さらにAPI連携の弱さから自動化が進まず、申請がチャットに散在して統制が取りづらい状況でした。
導入の効果
Slack連携の改善により適切な承認が行えるようになり、検索性や操作性も向上しました。分散していた申請をkickflowに統一し、フォーム数は3分の1へ整理。API連携で基幹データ更新も自動化され、急成長企業として求められるガバナンスと業務効率化を両立できました。
kickflowの詳細を見る
中小企業の
ワークフローシステム
- 従業員人数の目安：100〜300人程度（中堅企業だと2,000人以下目安）
中小企業におけるシステムの選び方
中小企業では、専門のシステム担当者を置けないケースが多いため、マニュアル不要で操作できるUIのシステムを選べば、教育コストを下げられ、現場の利用率も向上します。Google WorkspaceやMicrosoft 365など既存グループウェアと連携（SSO）できれば、ログインの手間を削減することができるでしょう。
あわせて、申請フォームの修正や承認ルートの更新を都度ベンダーに依頼しなくても社内で完結できる「自走できるシステム」であることも、長期運用を考える上で大きなポイントです。
中小企業の
ワークフローシステム導入事例
導入前の課題
定期航空便を運航する新中央航空では、稟議書を空輸や郵送でやり取りする紙中心の運用が続き、決裁に1～2週間かかることもありました。Microsoft 365導入後もPower Automateでの自社開発は難易度が高く、ペーパーレス化や即時性のある承認体制づくりが進まない状況でした。
導入の効果
Microsoft 365と親和性の高い「グルージェントフロー」の導入によって、稟議の電子化と承認ルートの可視化が実現しました。決裁は早ければ数時間で完了し、スマホ承認で滞留も解消。紙運用では見過ごされていた無駄な承認経路や手作業も整理され、全社的に意思決定のスピードが向上しました。
グルージェントフローの
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大企業のワークフローシステム
大企業におけるシステムの選び方
大企業では人事異動や組織改編が頻繁に発生するため、変更内容をあらかじめ未来日で設定できる「先付け変更」の仕組みがあると、異動時の混乱や作業負荷を減らせます。
さらに、ID基盤や人事システムと連携しておけば、利用者情報の更新や権限付与を自動化でき、日々のメンテナンスにかかる手間も抑えられます。
大企業の
ワークフローシステムの導入事例
導入前の課題
以前のシステムは管理工数の負担が大きく、修正作業が属人化しているのが課題でした。人事異動のたびにシステムを長時間停止する必要があり、業務への影響が懸念されていたのです。
導入の効果
「rakumo ワークフロー」の導入後は、新規の申請書作成工数が5分の1に削減されました。人事異動時のシステム停止期間も3日から1日に短縮され、操作のしやすさによって権限委譲が進んでいます。
その結果、現場主導での運用が可能になり、管理負荷と属人化が解消されました。
rakumo ワークフローの
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