ワークフローシステムのリプレイス手順と注意点

既存の古いシステムから新しいワークフローシステムへの乗り換え（リプレイス）を検討しているご担当者様へ。システムのリプレイスは企業の業務効率を大幅に向上させる重要なステップです。しかし、タイミングを見誤ると逆に業務の停滞やコスト増加を招くリスクもあります。本記事では、リプレイスの適切なタイミングから事前準備、具体的な手順、失敗しない選び方まで詳しく解説します。

ワークフローシステムをリプレイスする適切なタイミング

ワークフローシステムのリプレイスを検討すべきタイミングは、主に3つあります。1つ目は、経費精算システムとの連携や全社共通での利用など、活用範囲を拡大したい時です。

2つ目は、蓄積データの影響で動作が重い、使いづらいといった既存システムの課題を解決したい時。そして3つ目は、高額な保守費用やメンテナンス工数などのシステム管理コストを削減したい時です。これらの課題が生じた際は、業務上の支障が発生するのを未然に防ぐためにも、早期の検討をおすすめします。

リプレイスを成功させるための事前の準備

リプレイス先を決める前には、入念な準備が必要です。まずは情報システム部門を中心としたプロジェクトを立ち上げましょう。次に、各部署での現在の利用状況や課題を正確に把握します。

その上で、起案時のメール通知やファイル保存など既存システムで使用している機能を洗い出し、リプレイス後も必要かを検討します。さらに、スマートフォンからの承認などリプレイスを機に新たに求める機能も抽出することで、自社にあった改善案が見えてきます。現状の延長で考えるのではなく、要件を明確化することが重要です。

ワークフローシステムをリプレイスする際の手順・流れ

実際にリプレイスを進める際は、計画的な手順を踏むことが重要です。まずは移行計画の策定を行い、導入スケジュールやテスト運用の期間を設けます。次に、計画をもとに企業の業務ニーズに合った新システムの選定を行います。

本格導入の前には、一部の部署でテスト運用を実施して操作性や適合性を確認しましょう。結果を踏まえて本導入・全社への展開へと進みます。最後に、操作マニュアルの配布や研修動画を活用した教育・トレーニングを実施し、現場がスムーズに活用できるサポート体制を整えます。

リプレイスにおける注意点とシステムの選び方

リプレイスにおける注意点として、既存データの扱いが挙げられます。異なるメーカーのシステムへ移行する場合、過去のデータをそのまま引き継ぐことは困難です。過去データはアーカイブしてエクスポートするなどの対応を検討しておきましょう。

システムを選ぶ際は、自社の解決したい課題に適した、長く活用できるシステムであることが重要です。必ず複数サービスを比較し、機能やコストを評価してください。さらに、トライアルを活用して実際に使用感を確認することで、導入後のミスマッチを防げます。

ワークフローシステムのリプレイス成功事例

全社展開や老朽化に伴うメンテナンス工数の増大を機にリプレイスを実施し、業務効率化に成功した事例は多数あります。申請業務の電子化や予算管理の自動化など、自社に近い業界の事例を知ることで、具体的な運用イメージが湧き、社内説明の説得力も増すでしょう。